Nona parola: To-do-list

Eccoci alla fine di questo viaggio nell’organizzazione personale attraverso le parole con cui ne parliamo e la definiamo.

E non potevo concludere se non con lo strumento organizzativo per eccellenza.

Le to-do-list. Le liste delle cose da fare.

Ma prima ti volevo dire grazie.

Grazie per aver ascoltato questo podcast. Che tu abbia ascoltato un solo episodio o tutta la serie, grazie davvero per aver fatto parte di questo percorso.

Credo che l’organizzazione personale sia una risorsa preziosa che possiamo usare a nostro vantaggio per tutto quanto di bello vogliamo ottenere dalla vita.

Che sia il raggiungimento di un progetto professionale o passare più tempo con le persone che amiamo e le cose che ci piace fare.

Troppo spesso però l’organizzazione è vista e interpretata solo come performance. Un mezzo per poter fare di più.

Spero con questo podcast di averti dato un’interpretazione diversa. Più umana, accogliente e rivolta unicamente al benessere nostro e di chi vive e lavora con noi.

Ma adesso, parliamo di liste.

Le to-do-list sono forse fra tutti gli strumenti organizzativi quelle peggio interpretate.

Come può una lista di cose da fare non essere generatrice di ansia? Di produttività a tutti i costi? Di gabbia e obbligo a dover fare, fare, fare sempre di più?

Seguimi e proverò ancora una volta a suggerirti un diverso modo di interpretare questa parola e soprattutto questo strumento.

Partendo da una premessa.

Io amo le liste.

Le trovo uno spazio di liberazione della mente eccezionale.

Perché fondamentalmente una lista serve a questo. Ad alleggerire in modo facile e veloce il carico mentale.

Se hai già provato a compilarne almeno una nella vita forse hai già provato quella sensazione di sollievo e di leggerezza che ti sa dare solo scrivere nero su bianco qualcosa che ti frulla nella testa.

Ma scaricare la mente non è l’unico vantaggio delle liste.

Perché c’è anche la sensazione di avere fin da subito un maggior controllo delle cose da fare.

Quello che accade realmente è che quando trasferisci un pensiero dalla mente alla carta, gli dai una forma concreta, tangibile. Ed è molto più semplice lavorare con qualcosa di concreto invece che con qualcosa di inafferrabile come il pensiero umano.

D’altra parte, però, è vero anche questo: superata la sensazione di leggerezza e controllo iniziale, se non hai un buon rapporto con lo strumento, la stesura di una lista può comportare anche un incremento del livello di ansia.

Quella del tipo “oddio, non riuscirò mai a fare tutto”.

Ecco, sfatiamo subito il primo mito sulle liste.

È vero! NON riuscirai mai a fare tutto! E il perché lo sai già. 

Perché il tempo a tua disposizione è una risorsa finita e limitata. Da tutti i punti di vista. Nella vita tanto quanto nella giornata lavorativa. Mi spiace essere così cruda ma è la verità.

Il principale errore che riscontro di fronte a una to-do-list è avere l’aspettativa di finirla.

È un’aspettativa errata: le to-do-list non sono fatte per essere completate. O almeno non tutte, ma te ne parlo tra un attimo.

Le liste, tutte le liste, sono dei semplici raccoglitori e non degli indicatori dei tuoi risultati, della tua performance. E in quanto contenitori aperti, è normalissimo che continuino a riempirsi.

E questo, se ci pensi, è un bene.

Il mondo, compreso quello del lavoro, è bello proprio perché ogni giorno ci propone nuove sfide, è ricco, pieno di sfumature, di cose da fare e di persone interessanti grazie alle quali nascono in noi nuove idee.

Prova a pensare se ad un certo punto non ti capitasse più niente… Sai che noia?!

Le liste non nascono per essere completate. Non è necessario concludere una lista. Non ti porta da nessuna parte.

Completare una lista NON è il tuo obiettivo finale.

Le liste sono solo degli strumenti di supporto. Esattamente come il calendario, di cui abbiamo parlato nella puntata precedente.

Ma quali differenze ci sono tra le liste e il calendario?

Il calendario serve ESCLUSIVAMENTE per tutte quelle attività che hanno una PRECISA scadenza temporale come gli appuntamenti e le scadenze.

Un compito che puoi fare oggi, così come domani, non deve essere inserito in calendario.

Non serve a niente generare confusione tra i due strumenti. Quel compito va inserito nelle liste.

Farlo oggi perché è urgente, oppure domani, è e sarà sempre una TUA decisione, che dovrai prendere in base alle priorità e ad una serie di altri fattori, come per esempio il tempo che hai a disposizione o quanta energia ti richiede.

Per cui, piccolo ripasso.

Calendario per le attività con scadenza o comunque con riferimento temporale specifico.

Liste per tutto il resto.

Ed è qui che ti suggerisco di fare un esercizio sulle tue to-do.

Invece di fare ogni giorno riferimento ad una to-do infinita, prova a separare il raccoglitore che contiene le cose da fare relative ai tuoi progetti e le cose da fare in giornata.

Separa quindi la to-do dalla to-day, la lista oggi.

L’idea del nome, in inglese, non è mia. La lessi anni fa in un articolo del blog dell’autrice americana Gretchen Rubin. L’ho trovato geniale e da lì non l’ho più lasciato.

La to-day è una piccola selezione della tua to-do che fai ogni giorno e che rappresenta il focus della tua giornata.

Metti poche cose nella to-day. È molto importante.

Perché qui sì che l’obiettivo è finirla. Ma devi anche tenere in conto che la tua giornata, come una lasagna, è composta da almeno tre strati di cui le cose da fare che hai nella tua to-do sono solo uno.

Gli altri due strati sono le attività con uno specifico riferimento temporale, come ad esempio una call o l’appuntamento dal dentista, e quindi quello che si trova scritto nel calendario.

E poi l’altro strato è lui, l’immancabile imprevisto.

Se inserisci troppe cose nella tua lista oggi questa potrebbe risultare non realistica.

L’esercizio della to-day è proprio allenare quella capacità di scelta di cui abbiamo già parlato in questo podcast.

E allora sì che la to-day devi cercare di finirla. Non la to-do. È questa la grande differenza tra le due.

Se ti va di sperimentare questo approccio nei prossimi giorni, poi fammi sapere come va. Mi trovi come Chiara Battaglioni su tutti i canali.

Le to-do-list però non sono le uniche liste che possono aiutarti nella gestione delle tue attività, sia professionali che non. Ne esistono almeno altre due tipologia.

La prima di cui ti voglio parlare sono le checklist che come le to-do sono liste operative. Ovvero contengono cose da fare. Ma tra le due c’è una differenza importante.

La famiglia delle to-do comprende tutte quelle liste i cui elementi sono variabili e una volta completati solitamente non ritornano nelle liste. Si fanno una volta sola e poi si completano.

Immaginiamo che stai lavorando alla creazione di un tuo sito e devi acquistare un dominio. Questa è un’attività che compare nella tua lista e una volta completata non ritorna.

Diverse sono le checklist. Che sono delle liste di attività che si ripetono sempre uguali, proprio come una procedura.

Ti faccio un esempio.

Il sito a cui stai lavorando è un blog che parla di viaggi. Ogni settimana scriverai un post delle tue ultime avventure. E per ogni articolo dovrai attivare sempre la stessa procedura.

Prima pensi a un tema, e poi scrivi. Dai un titolo al post. Cerchi una foto di copertina. Lo rileggi e lo editi. Infine lo pubblichi sul sito e magari lo condividi sui tuoi canali social.

Ogni volta cambia il contenuto del post ma la procedura è sempre la stessa. Le attività e i passaggi si ripetono tali e quali ogni volta.

C’è stato un momento in cui seguivo per APOI, l’Associazione Professional Organizers Italia di cui faccio parte, tutto l’iter di iscrizione di un nuovo associato. Avevo creato una checklist di 14 passaggi che ovviamente conoscevo molto bene.

Perché allora creare una checklist?

Perché viviamo e lavoriamo in un mondo in cui gli stimoli si susseguono uno dopo l’altro. Ogni decisione richiede un dispendio di energie mentali.

Se siamo in grado di ridurre anche queste micro decisioni giornaliere e lo sforzo di memoria che comporta seguire una procedura anche per più progetti contemporaneamente, guadagneremo in ottimizzazione delle nostre risorse limitate. Energie, attenzione e tempo.

Le checklist hanno poi un altro grande vantaggio. 

Sono utili in fase di onboarding per chi sta iniziando un nuovo lavoro. In questo modo la persona può affidarsi allo strumento per imparare ed evitare il rischio di perdere dei passaggi a causa della poca esperienza.

E allo stesso modo può essere utile per chi delega un processo, per tenere monitorato l’avanzamento senza riunioni inutili.

Oltre alle to-do e alle checklist esiste infine un’altra grande famiglia di liste che a me piace chiamare di consultazione.

Come abbiamo già detto, il principale vantaggio di una lista è proprio quello di liberare la mente.

E allora sfruttiamolo fino in fondo questo vantaggio per creare degli spazi di memoria, archivio e, appunto, consultazione, da riprendere solo nel momento del bisogno.

Se sappiamo dove catalogare un’informazione sarà più facile e veloce ritrovarla quando andremo a cercarla.

Sono liste di consultazione la lista dei libri da leggere, le risposte che attendi dai tuoi collaboratori da poter eventualmente sollecitare, la lista dei ristoranti che vuoi provare in città.

E visto che le liste sono strumenti organizzativi a tutti gli effetti, ancora un’indicazione.

Liste cartacee o digitali?

Anche qui, come per il calendario, valgono più o meno le stesse indicazioni.

Se non puoi fare a meno della gioia che ti da cacciare un bel rigone nero sull’attività appena completata, allora scegli un taccuino che sia abbastanza piccolo da portare sempre con te e con abbastanza pagine per poter creare più liste in un unico quaderno. Puoi utilizzare dei post it o dei segnapagina per trovarle subito.

Ma se hai necessità di avere liste condivise per progetti condivisi allora scegli la versione digitale.

Ci sono moltissime app, tutte molte valide. Si chiamano task manager.

Poi ci sono anche i project manager come Notion, Trello, ClickUp. Ma questa è un’altra storia, che magari ti racconterò in futuro.

Se tutti i tuoi dispositivi hanno sistema operativo iOs (se hai quindi Mac e iPhone e così anche le persone con cui vuoi condividere la lista) allora ti consiglio di restare in casa Apple e di usare l’app Promemoria, installata di default in tutti i dispositivi.

Le alternative, ugualmente valide, se hai uno smartphone con sistema operativo Android e un pc, sono Microsoft To Do e Todoist. 

Google Keep, l’app per fare liste di casa Google, potrebbe secondo me essere migliorata. Ma resta comunque una buona opzione per iniziare.

Stiamo arrivando a conclusione di questo episodio ma prima di lasciarti il consiglio di lettura e una cosa importante.

Parto da quella importante.

Voglio ringraziare 4books che mi ha dato la possibilità di produrre questo podcast. Con la speranza che una diversa idea di organizzazione, buona, utile e gentile, arrivi a quante più persone possibile.

Un po’ come per i libri, anche quando si parla di organizzazione ce n’è davvero per tutti i gusti e io spero con queste nove parole di averti fatto amare un po’ del mio mondo e condiviso voglia e curiosità di sperimentare nel tuo.

Perché ti ricordo che non esiste un’organizzazione che funziona per tutti ma esiste quella efficace per te.

È un po’ una formula, una miscela di ingredienti fatta di consapevolezza e strumenti, di azione e riflessione, di abitudini e impegno che si allena giorno dopo giorno.

Una formula che troverai anche nel consiglio di lettura che questa volta sì è un libro molto concreto in cui penso troverai tanti spunti per lavorare sulle tue liste.

Il libro che ti suggerisco è proprio “The to do list formula” di Damon Zahariades. Il sottotitolo è “una guida senza stress per creare to-do-list che funzionano”.

E questo mi piace molto.

Perché l’organizzazione altro non è che uno strumento nelle tue mani. E per amarla serve che funzioni.

È uno strumento che può aiutarti nei tuoi progetti, nel tuo lavoro, nella tua vita. Se vuoi puoi farlo tuo e spero con questo podcast di esserti stata un po’ di aiuto.

Grazie a 4books per l’ospitalità.

Grazie a te che hai ascoltato fino a qui. Alla prossima!