Una riunione ha senso quando risolve un problema che, altrimenti, resterebbe lì. Il guaio è che spesso nasce per inerzia. Qualcuno apre l'agenda, mette dentro mezz'ora, invita un po' di persone e ci si trova in una riunione che avrebbe potuto benissimo essere un'email. Per questo la prima cosa da fare è trattare la riunione come un vero e proprio investimento. Prima di fissarla, bisogna identificare il vuoto che deve riempire. Se non si riesce a dirlo in una frase, è probabile che l'incontro sia solo tempo occupato, non tempo utile.
Ci sono riunioni per informare, riunioni per allinearsi su un tema complesso e riunioni per decidere o sbloccare qualcosa. Se si sta solo informando, quasi sempre la soluzione migliore è scrivere un riepilogo breve o un documento condiviso con due punti su cui chiedere commenti. Chi legge può farlo quando è concentrato e rispondere con precisione. Se il punto è allinearsi, spesso basta un piccolo gruppo e uno slot di tempo limitato, perché l'obiettivo non è parlare a turno ma costruire un quadro comune. Se invece l'obiettivo è decidere o sbloccare, la domanda pratica diventa: chi deve essere presente per prendere quella decisione e cosa deve uscirne alla fine?
C'è anche un aspetto relazionale da non ignorare. Dire che una riunione non serve può suonare come una critica a chi l'ha convocata. In questo caso aiuta spostare la conversazione dalla colpa alla funzione. Invece di bocciare l'incontro, si propone un modo più efficace per ottenere lo stesso risultato. Può essere un riepilogo scritto entro una certa ora, commenti entro il giorno dopo, oppure una call ma solo se resta un punto aperto.
