Make Time

Highlight: il primo passo sta nella scelta del nostro focus prioritario

Il primo passo nel sistema Make Time sta nel decidere un'attività, e una soltanto, da inserire nel proprio calendario giornaliero e da considerare come priorità assoluta della giornata. Può essere un impegno lavorativo o una commissione, quindi qualcosa che si deve fare; ma anche un’attività legata alla famiglia o ai propri hobby, quindi qualcosa che si vuole fare. Può trattarsi di un’attività unica (“cucinare la cena di stasera per gli amici”) o di tante piccole cose racchiuse in un’etichetta unica (“fare le faccende domestiche”); non è certamente l’unica cosa che si farà quel giorno, ma è la cosa che ci siamo imposti di fare per poter dare un senso alla giornata, per poter arrivare a sera con un senso di compiutezza.

L’Highlight è importante perché, guardando la nostra agenda, spesso ci perdiamo o nei grossi obiettivi, che spaventano un po’, oppure nelle minuscole commissioni quotidiane, che non danno granché soddisfazione. A livello intermedio, invece, ci sono quelle attività che ci richiedono la giusta dose di tempo e di impegno, così da non doverci investire tutta la giornata ma, allo stesso tempo, da ricavarne una buona dose di soddisfazione. L’idea di dare la priorità a una sola attività presenta diversi benefici: prima di tutto, essendo unica, diventa davvero una priorità, a cui dedicare attenzione prima di qualsiasi altra cosa. Inoltre, scegliere questa attività ci dà l’opportunità di essere proattivi nei confronti di come trascorreremo quella giornata, di essere noi a deciderne almeno un momento, senza invece essere totalmente sopraffatti da quello che la nostra agenda ci impone: l’Highlight è l’obiettivo primario della tua attenzione, ed è scegliendo a cosa dare attenzione che si dà senso alla nostra realtà.

Non sempre sembra facile scegliere un’attività primaria per ogni giornata. Per farlo, bisogna basarsi innanzitutto su tre parametri:

urgenza, cioè un’attività con una scadenza ravvicinata e che non può essere rimandata. Ad esempio: creare un preventivo per un cliente che l’ha richiesto, accompagnare i figli agli allenamenti, contattare il catering per l’evento aziendale;
soddisfazione, cioè un’attività non urgente – e quindi molto sensibile alla procrastinazione – che rimandi perché pensi di non avere mai tempo di fare. Ad esempio: proporre un nuovo progetto al capo, scrivere 1.000 parole del tuo romanzo, cercare una destinazione per le prossime vacanze;
gioia, cioè un’attività che probabilmente agli occhi degli altri appare come una perdita di tempo, ma ti va di farla in modo intenzionale perché sai che ti piace e ti fa felice. Ad esempio: iimparare una nuova canzone alla chitarra, pranzare con un nuovo collega, guardare un documentario con il partner.

Inoltre, bisogna ricordarsi che l’Highlight deve essere intenzionale: è importante, cioè, scegliere un’attività che abbia davvero valore per noi, anche magari sulla base del proprio istinto del momento; ricordiamoci che, se capitano imprevisti o urgenze, nessuno ci vieta di modificare la priorità nel corso della giornata. In ogni caso, è sempre meglio scegliere un Highlight che richieda dai 60 ai 90 minuti di tempo: abbastanza tempo per restare concentrati, ma non troppo da non riuscire a ricavarlo nella giornata senza togliere troppo tempo agli altri impegni.

Le tattiche per scegliere l’Highlight: priorità, liste, organizzazione e onestà

Come prima cosa, puoi fare una lista di macro-aree della tua vita (hobby, lavoro, amici, famiglia) e mettere questi elementi in ordine di priorità, così da capire su cosa sia meglio concentrarsi in un determinato periodo in base ai parametri di urgenza, soddisfazione e gioia. Se stai cercando di formare un’abitudine o di fare dei progressi in qualcosa, e hai quindi bisogno di costanza, nessuno ti vieta di scegliere l’attività del giorno prima (o anche solo se, semplicemente, ti va di farlo). Anzi, a volte può essere utile creare una sorta di “serie settimanale”, con un Highlight ripetuto o frazionato in più giorni consecutivi: aiuta a mantenere la concentrazione in modo costante su una stessa attività, così da non dover riprogrammare il cervello su qualcosa di nuovo ogni giorno e, quindi, da portare a termine un lavoro con più efficienza. Come si diceva, a volte è comodo inserire tante piccole attività simili in un unico Highlight, come “rispondere a tutte le email arretrate”: facendolo una volta ogni tanto, non ci si sente in colpa a non sprecare del tempo in piccolissime attività ogni giorno, perché tanto sappiamo che presto dedicheremo una giornata appositamente a questo compito.

Qualunque esso sia, è meglio scegliere l’Highlight giornaliero la sera prima o la mattina stessa? Non ha importanza, ma scriverlo su un foglio aiuta a imprimerlo nella mente come un impegno: poi del foglio te ne puoi dimenticare, oppure lo puoi appendere da qualche parte come promemoria per la giornata. Oltre a un semplice foglio, esistono le famigerate “liste di cose da fare” (to-do list): a volte sono subdole, perché piene di cose che vanno fatte per soddisfare le priorità degli altri, non le nostre; però sono anche strumenti utili, quindi può valere la pena riprogettarle per renderle più efficienti. Un’idea in questo senso è quella di scrivere una “lista di cosa da poter fare”, come un gran calderone di attività da cui estrapolare le attività da inserire nella to-do list vera e propria per la giornata; in questo modo, è come se si tenessero separate le attività da fare in generale da quelle effettivamente calendarizzate, così da non sentirsi sopraffatti dagli impegni e da scegliere sempre il giusto Highlight per la giornata. Oppure, possiamo provare a dividere la to-do list in due colonne: a sinistra l’attività principale (“terminare l’articolo”) con una sotto-lista di attività più piccole (“scrivere la conclusione”, “fare la revisione del testo”, “aggiungere la bibliografia”, e così via). A destra, invece, la lista delle attività secondarie: a esse ci possiamo dedicare ogni tanto, ma senza mai perdere di vista l’attività prioritaria su cui dobbiamo restare concentrati.

Come far conciliare l’Highlight con gli impegni lavorativi e non? Puoi proporre ai colleghi di organizzare meeting e processi comunicativi più rapidi e snelli, così da ottimizzare il tempo non solo per te, ma anche per gli altri. A volte è lecito dire di no a nuovi impegni, o persino cancellare dei programmi che avevi già preso, se questo ti permette di fare qualcosa che per te abbia ancora più valore. Che sia per dire di no a una proposta o per cancellare un programma già esistente, l’importante è essere educati e onesti, senza inventare scuse inverosimili, ringraziando e magari rendendosi disponibili per un’opportunità futura. Una frase come «grazie, ma non sono un grande fan del tennis» o «grazie, ma sto lavorando a un progetto importante e in questo periodo non riuscirei a dedicarmi ad altro con entusiasmo» sono frasi che ti permettono di dire la verità senza far restare male il tuo interlocutore di fronte al tuo rifiuto.

Trovare il tempo per l’Highlight: uno spazio nel calendario la mattina presto o la sera tardi

Una volta definito l’Highlight per la giornata, è importante inserirlo nel calendario proprio come un impegno improrogabile: decidi in quale momento della giornata vorrai dedicartici, per quanto tempo, e poi blocca uno spazio nel calendario. In questo modo, hai effettivamente preso un impegno con te stesso; trattandosi dell’Highlight, è l’attività che va calendarizzata per prima e intorno alla quale verranno pianificati tutti gli altri impegni della giornata, non il contrario. Se per lavoro sei costretto a condividere il tuo calendario con i colleghi, blocca semplicemente uno spazio del calendario etichettandolo come “progetto personale”: non dovrai dire di cosa si tratta, ma tutti sapranno che non potranno disturbarti in quel lasso di tempo; per rispetto nei confronti di te stesso e degli altri, usa davvero quel tempo per il tuo Highlight, per l’attività che ritieni importante, e fallo in modo intenzionale. Oltre ai classici impegni lavorativi e personali, puoi mettere in agenda anche tante altre piccole attività della giornata, come “fare una doccia” e “preparare il caffè”. In molti pensano che una vita pianificata e impostata così nel dettaglio sia asfissiante, ma in realtà è proprio il contrario: avere una struttura così salda ti dà più libertà perché poi, nel corso della giornata, non dovrai pensare a cosa fare, ma potrai direttamente pensare a come fare quello che hai già pianificato, sprecando quindi meno tempo in pensieri e distrazioni inutili.

Cosa succede se proprio non si riesce a ricavare uno spazio per l’Highlight durante la giornata? Si può decidere di svegliarsi prima o, al contrario, ad andare a dormire dopo, per prendere l’abitudine di dedicarci alla propria priorità appena svegli o a fine giornata. Per diventare una morning person, è importante ricreare la luce mattutina con luci soffuse; prepararsi un caffè – o svolgere una qualsiasi altra routine molto “meccanica” e abitudinaria – che ci permetta di impegnarci in qualcosa di utile in quei primi minuti di pigrizia, così da non andare a controllare email e notifiche e perderci subito nel tunnel della distrazione. Anche la preparazione della sera prima è importante: decidere l’ora in cui andare a dormire in base a quante ore di sonno abbiamo bisogno, mangiare e bere cose che non ci appesantiscano, inviare segnali al proprio cervello per avvisarlo che è arrivata l’ora di dormire (come abbassare le luci o preparare il letto). Al contrario, a volte non ci si rende conto che ci sono spesso un paio d’ore (tra la cena e l’ora di andare dormire) che possono essere sfruttate per il proprio Highlight. Per diventare una night person, bisogna identificare quelle ore, concedersi dei piccoli momenti di relax e di stacco prima di iniziare a lavorare, e poi spegnere TV, telefono e altre fonti di distrazione per massimizzare questo momento di lavoro e tranquillità. In ogni caso, è sempre bene andare a dormire quando ci si sente stanchi, senza mai arrivare al punto di crollare. In generale, lavorare fino a che non ci si sente esausti non è mai una buona idea, ed è anche del tutto inutile, perché volente o nolente l’energia si esaurisce; è come guidare un’auto senza benzina: puoi spingere sull’acceleratore quanto vuoi, ma senza energia l’auto non si muove. È quindi una buona idea smettere di lavorare prima di raggiungere quel confine, così da aumentare la nostra efficienza sul lungo periodo: possiamo imporci dei limiti temporali, oppure riprometterci di staccare non appena avremo terminato di lavorare all’Highlight.

Laser: neutralizzare le fonti di distrazione per recuperare tempo di qualità

Le fonti di distrazione sono ovunque: sempre in agguato, ci si ripropongono da mille direzioni diverse e sanno essere molto persistenti. Email, social media, notizie, notifiche… siamo costantemente bombardati da Infinity Pool, e ormai ci è difficile pensare a un modo diverso di vivere: una ricerca di Apple, ad esempio, ha notato che i possessori di un iPhone lo sbloccano in media 80 volte al giorno. La forza di volontà per staccarsi da queste abitudini non basta, perché gran parte della distrazione moderna proviene da fonti tecnologiche, e la tecnologia è programmata proprio per creare interminabili tunnel di distrazione: i prodotti tecnologici vogliono battere la concorrenza, sono continuamente rinnovati e aggiornati e, naturalmente, le aziende che li producono guadagnano da nostro uso continuo. Il fatto che abbiamo così tante fonti di distrazione a disposizione è quindi un fatto intenzionale; ma, se si pensa che uno statunitense trascorre in media 4 ore davanti alla TV e intorno alle 4 ore sul proprio smartphone, la distrazione diventa un lavoro full-time e non è sostenibile. Poiché la tecnologia ci offre anche soluzioni buone, che rendono le nostre vite più semplici, comode e divertenti, è fondamentale imparare a trarre solo il meglio e l’utile dalla tecnologia, rinunciando a tutto il resto. Le aziende puntano a rimuovere tutte le possibili barriere alla tecnologia, rendendola ai nostri occhi il più accessibile e comoda possibile; per recuperare il controllo del proprio tempo – quindi, del modo in cui usiamo i nostri dispositivi tecnologici –, dobbiamo invece ricostruire quelle barriere, costringendoci a rendere l’uso della tecnologia più macchinoso e, quindi, avendo meno possibilità di farci distrarre e di rispondere alle fonti di distrazione. Una volta che modifichiamo il modo in cui usiamo la tecnologia, non dobbiamo più preoccuparci di avere abbastanza forza di volontà: semplicemente non ci distraiamo più perché le fonti di distrazione sono state neutralizzate, e quindi non abbiamo altra scelta se non concentrarci sulle attività che ci interessano davvero.

Il tempo che recuperiamo in questo modo ha valore non solo in termini di quantità, ma anche di qualità: ogni singola distrazione – anche solo una notifica sul telefono o una chiamata – richiede un “costo di tempo” dovuto alla commutazione di attenzione, nel senso che il cervello impiega sempre qualche secondo o minuto per tornare concentrato su ciò che stava facendo prima; in questo senso, guardare una notifica non ruba solo un secondo, ma molto più tempo, per tornare sull’attività che era stata interrotta. A causa delle continue distrazioni, anche minime, la nostra capacità di concentrazione è un continuo saliscendi; non si raggiungono mai quei picchi di efficienza mentale che, invece, derivano da una concentrazione prolungata e libera da distrazioni. Per non parlare del fatto che una distrazione che adesso ci richiede pochi secondi potrebbe essere causa essa stessa di distrazioni future: se impiego solo 10 secondi a scrivere un post su Facebook adesso, quello stesso post mi farà distrarre anche dopo, quando tornerò a vedere se qualcuno ha commentato, quando leggerò e risponderò ai commenti… Legata a questo processo, una ragione per cui ci facciamo spesso distrarre è anche la “paura di perdersi qualcosa” (fear of missing out, FOMO): abbiamo paura di non saper come stare in società se non abbiamo visto quell’ultima serie TV, o se non conosciamo i meme del momento. Ma questa è una paura effimera: se per noi altre attività sono davvero più importanti e prioritarie, vale la pena perdersi ciò che non ci fa davvero stare bene; in questo modo, magari, possiamo diventare anche un buon esempio per gli altri.

Diventa a questo punto fondamentale la modalità Laser, ovvero una serie di tattiche per aumentare la propria concentrazione e la capacità di resistenza alla distrazione. Quando si lavora in questa modalità, si è totalmente concentrati sul momento presente, totalmente impegnati e coinvolti in ciò che stiamo facendo.

In modalità Laser, si limitano le distrazioni di smartphone, email e televisione

Una delle principali fonti di distrazione è lo smartphone: è una buona idea utilizzarlo come l’oggetto utilissimo che è, con strumenti come musica, fotografia, navigazione stradale, calendario, strumenti di produttività; ma cancellare o rendere meno accessibili quelle Infinity Pool che ci fanno distrarre: social network, giochi, streaming, news, casella email e motore di ricerca web. Cosa fare con queste fonti di distrazione? Per un approccio soft, si possono disattivare le notifiche, oppure si può effettuare il logout ogni volta, cosicché avremo meno voglia di rientrare troppo spesso; ancora, si possono spostare tutte le icone via dalla schermata principale: anche solo il minuscolo gesto di dover scorrere alla pagina successiva dello smartphone potrebbe funzionare da deterrente. Per aiutare la tua forza di volontà, puoi usare delle app (ad esempio, Freedom) da impostare in modo che tu sia impossibilitato a entrare in determinati siti web in determinate fasce orarie. In modo più drastico, infine, niente ti vieta di cancellare le app più Infinity Pool: possiamo provare anche solo per qualche giorno e vedere come questo ci fa sentire. Ci potremmo rendere conto che alcune app possono essere utili anche senza farci distrarre (come le app dei social network per chi desidera usarle a livello professionale, ad esempio); in questo senso, è importante interrogarsi sui motivi per cui usiamo un certo strumento, e abituarci a usarlo solo per raggiungere quel determinato scopo e in un tempo limitato a seconda delle proprie esigenze.

Per molte persone, la casella email è la più grande Infinity Pool che esista, soprattutto per chi lavora in contesti dove di email ne arrivano a decine ogni giorno. Prima di tutto, decidiamo di dedicarci alle email solo in determinati momenti: a fine giornata è un’ottima idea o, addirittura, si può pensare di rispondere solo alle email urgenti, e poi dedicarsi alle altre solo una volta a settimana. In generale, non facciamoci prendere dalla frenesia della risposta; nella maggior parte dei casi, non sarà un problema se rispondi un po’ più lentamente, anzi: rispondere subito è un po’ come affermare che non si ha niente di meglio da fare. Puoi iniziare a far sapere alle persone che risponderai un po’ più lentamente del normale da ora in poi, oppure impostare una risposta automatica in cui, in maniera ragionevole e sufficientemente vaga, scrivi «Rispondo lentamente perché devo dare la priorità ad alcuni progetti importanti, ma se è urgente scrivimi un messaggio»; in questo modo sei chiaro e, se qualcuno ha davvero bisogno di te, lo dirotti verso un unico canale di comunicazione che scegli di tenere monitorato.

Un’altra enorme Infinity Pool è la televisione: la nostra società la considera ormai parte integrante delle nostre vite e non ci accorgiamo nemmeno del tempo che ci ruba. Ma possiamo rompere queste regole, e decidere di trattare la TV come uno sfizio da concedersi ogni tanto: guardare la TV molto meno spesso restituisce ore preziose alle proprie giornate, da passare da soli o insieme ai propri cari, e da trasformare in energia per fare ciò che più conta per noi. Di sicuro possiamo smettere di guardare i notiziari alla TV, oppure decidere di guardare solo le competizioni sportive che più ci interessano; possiamo anche provare a cancellare tutti gli abbonamenti streaming, Infinity Pool per eccellenza, e decidere piuttosto di acquistare film o serie TV singole, solo quando ci va. Come strategie più creative, possiamo spostare il televisore in modo che sia meno automatico guardarlo, cioè in modo che il salotto sia predisposto alla conversazione; oppure, si può togliere il televisore e acquistare un proiettore, meno immediato e quindi da usare meno frequentemente.

Una volta abbandonate le distrazioni, dobbiamo anche essere in grado di restare concentrati

L’obiettivo della modalità Laser è quello di utilizzare gli strumenti tecnologici in modo che siamo noi a controllare loro, non il contrario; in modo, cioè, che non sia automatico per noi prendere in mano il telefono, aprire il computer o accendere la TV ogni volta che ci annoiamo. Una buona idea generale è quella di restare fisicamente lontani da questi dispositivi: lasciando il telefono o il portatile a lavoro la sera quando si torna a casa, ad esempio, o chiudendoli in un armadio e non pensarci più fino alla mattina dopo. A livello psicologico, poi, un cambiamento radicale che vale la pena apportare nella nostra vita è smettere di dare importanza alle notizie in TV o online: si ha paura di restare all’oscuro di chissà cosa, ma la realtà è che qualsiasi notizia davvero importante ci troverà, tutto il resto non è urgente o non ha importanza. Inoltre, la maggior parte delle news sono cattive notizie: essere costantemente aggiornati su ciò che accade nel mondo ci provoca anche ansia e stress, due forze nemiche della concentrazione. È meglio trovare una via di mezzo: ad esempio, sarà più che sufficiente scegliere una o due fonti fidate, e aggiornarsi sulle news una volta a settimana.

Quando si entra nella modalità Laser, dobbiamo poi anche essere in grado di restarci, quindi di “entrare nel flow” della concentrazione. Intanto, chiudere la porta o indossare gli auricolari sono segnali chiari per chi ci sta intorno: non vogliamo essere disturbati o interrotti. Poi, possiamo usare delle tattiche per aumentare la nostra motivazione come, ad esempio, frazionare i compiti in attività più piccole, specifiche e non troppo difficili, così da portare a termine mini-compiti in modo rapido e soddisfacente; oppure, si possono scegliere delle canzoni da ascoltare solo per la modalità Laser: per il cervello, rappresenteranno un chiaro segnale che è l’ora di iniziare a concentrarsi. Si può usare anche un timer: l’evidente scorrere del tempo provoca in noi un viscerale e positivo senso di urgenza, che ci aiuta a restare concentrati; anche le scadenze sono ottime amiche della concentrazione e, quando non ce le abbiamo, possiamo crearle dal niente (se uno dei nostri obiettivi e riprendere a correre, ad esempio, possiamo iscriverci a una corsa locale: essa diventerà la scadenza che ci porterà a lavorare per quell’obiettivo in modo più efficiente). Quando arriva il momento di pianificare le proprie attività, lasciamo perdere gli strumenti più sofisticati, perché non sempre sono affidabili; la semplice carta è più sicura e disponibile, aumenta la concentrazione, è meno intimidatoria e ti permette di prendere appunti nei formati più creativi e adatti a te. Un foglio di carta è utile anche per segnarsi tutti i dubbi e le domande che stanno per distrarti: non ti ci soffermare, ma appuntale sul foglio e torna subito a ciò che stai facendo: ci tornerai in seguito e non ti sarai lasciato distrarre. Ma se alla fine la distrazione sta per prendere la meglio? Anche solo il tempo di un respiro profondo può aiutarci a recuperare il focus ma, se non dovesse bastare e la distrazione continuasse a tentarci perché ci sentiamo annoiati o bloccati, non cediamo, anzi: concediamoci la libertà di provare noia (che ci fa vagare con la mente e ci porta spesso a risultati inaspettati) o di sentirci bloccati. In quest’ultimo caso sappiamo cosa fare, ma non come farlo: sforziamoci di restare su quello che stiamo facendo, dando al nostro cervello il tempo di sbloccarsi e di elaborare.

Energize: la nostra mente funziona bene solo quando ci prendiamo cura del nostro corpo

Immaginiamo che tutta la nostra energia sia immagazzinata in una batteria dentro di noi: quando la batteria è scarica, ci sentiamo esausti e siamo più propensi a lasciarci distrarre, finendo con l’innervosirci per aver sprecato del tempo prezioso. Quando invece la batteria è carica, ci sentiamo più riposati: il corpo è energico, la mente è acuta, siamo pronti a fare qualsiasi cosa con entusiasmo. In questo caso, diventa per noi più semplice mantenere la concentrazione sulle nostre priorità ed evitare di reagire alle fonti di distrazione che ci circondano: si ha abbastanza energia per essere presenti, pensare in modo chiaro e non lasciarsi andare alle impostazioni di default. Il nostro corpo ha una batteria completamente carica quando gli diamo l’energia di cui ha bisogno e, quindi, quando ci prendiamo cura di lui in termini di alimentazione, attività fisica, riposo, e così via.

Aumentando i livelli di energia ogni giorno, riusciamo a trasformare quei momenti stanchi, in cui ci sentiamo affaticati e svogliati, in momenti carichi, da dedicare al nostro Highlight; non si tratta di diventare dei guru del benessere, ma di apportare piccoli cambiamenti per il corpo che garantiscano risultati per la mente. Sappiamo bene, infatti, quanto mente e corpo siano intrinsecabilmente connessi; eppure, nella vita quotidiana ce ne dimentichiamo e, spesso, trattiamo il nostro corpo come niente più che un “mezzo di trasporto” delle nostre facoltà mentali. Per massimizzare i processi di Highlight e Laser, è fondamentale invece rinforzare e dare importanza alla connessione corpo/mente; una buona idea, in questo senso, è tornare un po’ a vivere come gli uomini delle caverne: alimentazione varia, movimento costante, interazioni umane, sonno ristoratore. Noi siamo ancora progettati per vivere in quel modo, il problema sta proprio qui: non ci siamo evoluti tanto rapidamente quanto l’ha fatto il mondo in cui viviamo, nel quale in pochissimi secoli si è concentrata una grandissima quantità di nuove industrie e di scoperte tecnologiche, alle quali ci siamo dovuti abituare in fretta. In altre parole, il modo in cui siamo fatti non è allineato allo stile di vita a cui siamo abituati oggi: la chiave sta nel non rinunciare per forza alle comodità del mondo moderno, ma tornare quanto possibile alle nostre basi. Per farlo, le tattiche di Energize ci aiutano in sei aree:

movimento: corpo e cervello garantiscono prestazioni migliori quando sono in movimento, e anche solo 20 minuti di attività fisica giornaliera ci aiutano a lavorare meglio, ridurre lo stress e migliorare l’umore;
alimentazione: è fondamentale mangiare quanto più possibile cibo reale e fresco, non cibo processato e poco naturale;
caffeina: è un’arma potente e a doppio taglio, per cui vale la pena capire come usarla per ottenere prestazioni migliori;
momenti di tranquillità: nelle nostre giornate sono indispensabili momenti in cui staccare la spina;
relazioni: altrettanto essenziale è dedicare del tempo a vedere e parlare con persone, coltivando relazioni che ci ricarichino di energia;
sonno: dobbiamo abbattere le barriere che il nostro mondo impone a un sonno di qualità.

Alcuni dei metodi consigliati per avere più energia potranno sembrarci egoistici, ma non lo sono: ci servono per poter garantire prestazioni migliori durante la giornata e, quindi, per poterci prendere cura degli altri, del lavoro e degli impegni in maniera più presente ed efficiente.

Movimento, alimentazione, caffeina: il nostro corpo ha bisogno delle giuste fonti di energia

Per quanto riguarda il movimento, è fondamentale allenarsi ogni giorno. Non c’è bisogno di niente di complicato: 20 minuti bastano per godere di benefici in termini di salute, umore e capacità cognitive; non serve neanche puntare alla perfezione, o abbattersi se un giorno ci si allena meno di quel che avremmo voluto. Se si ha poco tempo a disposizione, si può usufruire degli allenamenti HIIT (high-intensity interval training), cioè allenamenti molto brevi – anche di 7-10 minuti – che danno più energia e non richiedono quasi mai attrezzature o grosse spese. Al di là degli allenamenti veri e propri, non dimentichiamo che siamo nati per camminare: nonostante i mezzi di trasporto moderni siano comodissimi, camminare è una medicina potentissima per il corpo e la mente, e possiamo provare a farlo più spesso. Bastano piccole cose, come scendere a una fermata prima o parcheggiare più lontano: l’ideale sarebbe che una camminata in più diventi per noi un’abitudine, anche perché si tratta della forma di attività fisica più facile, comoda ed economica che esista. Per muoversi di più, è anche utile crearsi dei piccoli “inconvenienti intenzionali” durante la giornata, cioè delle scuse per fare un po’ più di fatica: cucinare invece che andare al ristorante, fare le scale invece dell’ascensore, o usare una valigia senza rotelle quando si viaggia; l’intento non è vivere una vita scomoda, ma rendere le comodità intenzionali, cioè da usare solo quando servono davvero.

Quando si parla di alimentazione, Energize significa consumare per la maggior parte del tempo alimenti non processati, quelli che anche l’uomo della caverna riconoscerebbe: frutta, verdura, frutta secca, semi, pesce, carne sono alimenti che siamo stati progettati per assumere e che, quindi, ci danno più energia. Un paio di trucchi? Mettere al centro del piatto l’alimento più sano, come la verdura, e poi disporre il resto nello spazio restante; oppure, scegliere il cioccolato fondente come dessert abitudinario, perché ha meno zucchero ed è più sano di molti altri dolci. A proposito: meglio consumare snack frequenti o provare a digiunare? Sono tattiche opposte con benefici opposti: bisogna sperimentare cosa è meglio per noi. Il digiuno intermittente sembra essere molto benefico in termini di salute ma anche per la mente, perché schiarisce le idee e ci fa restare concentrati; d’altronde, gli uomini preistorici stessi mangiavano solo quando potevano, per cui si può provare a saltare un pasto ogni tanto e tenere monitorati i nostri livelli di energia. Altri, invece, preferiscono non restare mai troppo affamati e consumare snack piccoli ma costanti, così da non avere mai cali di energia; in questo caso, è fondamentale che gli snack siano salutari e che siano assunti quando c’è bisogno di una spinta energetica, non per gola o per noia.

All’alimentazione si lega la caffeina: una vera e propria droga leggera che crea dipendenza. Per questo motivo, vale la pena assumerla in modo intenzionale e fare esperimenti per capire cosa funzioni meglio per noi, dato che può avere effetti diversi su ognuno di noi in base a costituzione, metabolismo, tolleranza e DNA. Tra le tattiche da sperimentare, possiamo provare a bere un caffè una mezz’ora prima rispetto a quando sappiamo che il nostro livello di energia calerà (ad esempio, dopo pranzo) per permettere alla caffeina di agire; ancora meglio, sarebbe opportuno bere un caffè e poi fare un pisolino di un quarto d’ora cosicché, appena svegli, la caffeina sarà appena entrata in circolo. Nonostante gran parte dell’effetto della caffeina svanisca dopo 5-6 ore dall’assunzione, una parte resta in circolo: meglio, quindi, non berlo mai dopo le 16.00. Con le dovute differenziazioni da persona a persona, gli esperti dicono che è opportuno bere un caffè tra le 08.30 e le 09.30 (prima, il cortisolo ci aiuta già a svegliarci in modo naturale) e un altro tra le 13.30 e le 14.30, per dare una spinta alle attività pomeridiane.

Pace, relazioni e un buon sonno: il corpo si ricarica anche nei momenti di quiete

Le energie si recuperano anche concedendoci dei momenti di pace e tranquillità; uno dei modi migliori è immergersi nella natura ogni volta che ci è possibile, fosse anche solo il parco cittadino: nella natura, la mente si rilassa e noi ci sentiamo immediatamente meno stressati. Per quanto possa essere una pratica che mette a disagio alcuni, la meditazione è altrettanto importante. Anche se il pensiero di meditare ti imbarazza, vale la pena provare lo stesso (magari chiamandola con un altro nome, tipo “pausa mentale”) perché ci rilassa e ci rinvigorisce al tempo stesso: consente al cervello di prendersi una pausa dai nostri costanti pensieri, e a noi di aumentare le nostre capacità di memoria e concentrazione. Come per l’attività fisica, anche in questo caso non serve strafare o diventare esperti: bastano anche solo 5-10 minuti di meditazione guidata da un’app apposita (come Headspace). Infine, per staccare davvero la spina possiamo camminare o viaggiare sui mezzi senza gli auricolari, concedendoci l’opportunità di osservare ciò che ci sta attorno: d’altronde, anche ascoltare una canzone o un podcast richiede un continuo sforzo mentale. È anche essenziale concedersi delle pause vere: non restiamo alla scrivania a navigare su Facebook, ma stacchiamo davvero, magari facendo una breve passeggiata o parlando con qualcuno.

A proposito di questo: anche le relazioni umane sono fondamentali per recuperare l’energia che ci serve. Siamo animali sociali, fatti per vivere in comunità: eppure, nell’epoca in cui viviamo ci sentiamo spesso soli e releghiamo le nostre relazioni a schermi e app. Non è un caso che le persone più felici siano quelle che godono di relazioni interpersonali solide e salutari: stare con le persone, che siano i colleghi, la famiglia o gli amici, è un ottimo modo per avere più energia. L’importante è impegnarsi in conversazioni a voce, di persona o almeno per telefono; per farlo, si può ad esempio decidere di consumare i pasti lontano dagli schermi, senza TV o telefoni: ci si gode almeno un momento di vita disconnessa e si ha tempo per conversare con le persone.

Infine, poche cose ci danno più energia di un sonno di qualità. Gli uomini preistorici si alzavano con la luce e andavano a dormire col buio; nella vita moderna, però, le luci artificiali degli schermi tengono il nostro cervello sempre attivo, sabotando quel processo naturale. Per riuscire a dormire bene, è importante recuperarlo: eliminiamo qualsiasi dispositivo (TV, telefoni, e-book reader con la retroilluminazione) dalla stanza da letto, rendendola un vero e proprio santuario del sonno. Difficilmente riusciamo ad andare a letto col tramonto, allora simuliamolo: un paio d’ore prima di dormire, spegniamo le luci forti e lasciamo solo quelle soffuse, poi impostiamo tutti i dispositivi in modalità notturna. Per svegliarci in modo naturale, invece, esistono delle speciali sveglie che proiettano nella stanza una luce simile a quella dell’alba. Durante il giorno, i sonnellini sono fantastici per migliorare le prestazioni cognitive pomeridiane; basta anche solo sdraiarsi e chiudere gli occhi, o farlo solo nel weekend se durante la settimana non è possibile. A proposito di weekend, infine, sarebbe opportuno non stravolgere il ritmo sonno-veglia abituale, andando a dormire e svegliandosi tardissimo: sarebbe un po’ come riprodurre gli effetti del jet-lag, e servirebbe il doppio dell’energia per ripristinare il proprio orologio biologico.

Reflect: analizzare le nostre giornate e creare il sistema perfetto per noi

Il sistema Make Time va affinato secondo le nostre esigenze; è importantissimo, quindi, che alla fine di ogni giornata ci si prenda del tempo per riflettere su com’è andata, e su quali tattiche possiamo adottare e adattare per ottenere i nostri obiettivi in merito alla gestione del tempo. È opportuno basarsi su un vero e proprio approccio scientifico: osservare ciò che succede, formulare un’ipotesi, sperimentare l’ipotesi, misurare i risultati e decidere se l’ipotesi è da convalidare o meno. Nel nostro caso, ogni sera possiamo riflettere così: che Highlight ho scelto per oggi? Gli ho dedicato il giusto tempo? Da 1 a 10, quanto sono riuscito a concentrarmi? Da 1 a 10, qual è stato il mio livello di energia? Che tattiche ho usato? Hanno funzionato? Che tattica sperimenterò domani? Una riflessione di questo tipo ci aiuta anche a conoscerci meglio in generale, ovvero a capire cosa ci dà energia, in che modo possiamo esercitare il controllo sulle nostre giornate, quali sono le trappole da evitare e quali, invece, i metodi da riprodurre secondo i nostri bisogni e il nostro modo di essere. E poi, anche solo l’impegno di riflettere ogni sera ci aiuta a essere più diligenti durante la giornata: sappiamo che c’è qualcuno (noi stessi) che ci osserverà e analizzerà i nostri comportamenti. Quando lo facciamo, poi, ricordiamoci che la perfezione non deve mai essere un obiettivo: ci saranno giorni o settimane in cui non proverai nessuna tattica e andrà comunque benissimo. Inoltre, è opportuno ricordare che alcune tattiche saranno utili subito, mentre altre avranno bisogno di perseveranza e di essere sperimentate in contesti diversi («per le mie esigenze è meglio allenarmi la mattina, all’ora di pranzo o la sera?»)

Nella parte di riflessione serale, è anche importante riflettere sui motivi per cui siamo grati della giornata appena conclusa. Poiché cambiare le impostazioni di default non è facile, guardare la giornata con gli occhi della gratitudine è un aiuto davvero importante: se ci rendiamo conto che esistono motivi per cui essere grati anche in quelle giornate in cui ci sembra di non aver fatto granché, questo diventa un incentivo potente per continuare a provare e a migliorarsi domani. Riflettendo sulla giornata e concentrandosi sui momenti per cui essere grati, si crea giorno dopo giorno un continuo processo di scelta, test e ripetizione delle tattiche, il quale ci porta a creare abitudini e a ricavare nuovi spazi temporali nelle nostre giornate. Con tanto allenamento e tanta pazienza, arriverai infine a costruire un sistema personalizzato, che funziona in maniera armonica con il tuo stile di vita e del quale ti fidi ciecamente, proprio perché l’hai costruito tu con il passare del tempo. Può anche accadere un fenomeno interessante: man mano che ti abitui a concentrarti sulle attività che per te contano di più, potresti renderti conto di avere nuovi interessi, magari anche verso cose che non ti saresti mai aspettato; ad esempio, dopo aver provato le tattiche di Make Time per anni e aver trovato un proprio equilibrio, gli autori hanno raccolto il coraggio e l’energia per cambiare vita, diventando uno scrittore e un viaggiatore full-time rispettivamente. Non è detto che tu debba per forza cambiare vita, anzi: è fantastico anche solo riuscire a essere più efficienti sul lavoro; ma, senza dubbio, queste tattiche ti daranno anche la forza di tenere gli occhi aperti e di dare valore non solo al lavoro, ma anche alle tue passioni e ai tuoi progetti collaterali.

Citazioni

“Il cambiamento avviene quando modifichiamo le impostazioni di default, creiamo delle barriere e iniziamo a progettare il modo in cui vogliamo trascorrere il tempo.”

“L’obiettivo è avere a disposizione del tempo per ciò che più conta, trovare il nostro equilibrio e godere delle giornate sempre un po’ di più.”

“Non aspettare quel ‘prima o poi’ per dedicare del tempo a ciò che più ti fa sentire vivo. Inizia oggi.”