Le caratteristiche della formazione a distanza

Soddisfazione, possibilità di mantenere un contatto, avere la sensazione di crescere, nonostante tutto. E poi l’eccitazione delle novità, quella felicità che viene dallo scoprire cose che non si sapevano, il non avere la paura di non essere all’altezza. Quella appena tratteggiata potrebbe essere a grandi linee la situazione in cui si trova chi continua ad apprendere. E specie in questo periodo, ma non solo, ha la possibilità di farlo a distanza.

La FaD, acronimo che sta per formazione a distanza, non è nata con la pandemia generata dal Covid-19, ma non si può negare che è grazie alle restrizioni che ha ottenuto una notevole crescita.
Anche in ottica di quel lifelong learning, ossia apprendimento continuo e permanente, che ha contrassegnato negli ultimi anni il mondo del lavoro. Fino al marzo 2020, infatti, la formazione era essenzialmente in aula o meglio le aziende che organizzavano corsi per i loro dipendenti, tendevano a far sì che fossero in presenza. Questo sia per usare gli spazi che per favorire i momenti di conoscenza tra chi lavorava in sede dislocate.

La FaD ha sparigliato le carte permettendo alle aziende, dopo un iniziale tentennamento, non solo di adottare lo smart working, ma anche di organizzare corsi di formazione per il personale a distanza.

E quali sono le caratteristiche della formazione a distanza? I pro e i contro e le differenze rispetto alla didattica a distanza? Quanti modi ci sono di erogarla? Cominciamo con il delineare le caratteristiche della FaD.

Intanto, possiamo dire che la FaD, per come è strutturata ha permesso di sviluppare la cosiddetta proattività.

Quella di cui parla Stephen R. Covey nel libro “Le 7 regole per avere successo”, uno di quei libri per migliorare se stessi che punta sul dare delle dritte per crescere e al primo posto mette proprio la proattività.

Che nel caso della FaD consiste non tanto nello scegliere il proprio corso o webinar, ma nell'andare a cercare quello che fa al caso proprio, capirne le caratteristiche e soprattutto nel non subire la formazione, ma avere un ruolo attivo, facendo domande, considerazioni, richiedendo esempi e così via.

Infatti per poter parlare di formazione l’essere proattivi è un aspetto che non bisogna affatto trascurare, né se si è docenti né discenti.  Nel primo caso, bisogna fare in modo di stimolarla in ogni modo con domande, invitando a commentare, chiedendo dei pareri e così via, quando invece si è “alunni” bisogna cercare di non ascoltare in modo passivo e, anche se si sta facendo altro, prendere degli appunti, commentare, interagire.

Stephen R. Covey

Le 7 regole per avere successo

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La formazione a distanza può avere un ruolo fondamentale nella crescita personale e professionale, ecco perché in un momento critico come quello della pandemia, le aziende puntano tantissimo su questo aspetto. Sia per aumentare la produttività che per fidelizzare i dipendenti che così si sentono più ingaggiati oltre che considerati, ma anche in ottica di reskilling e upskilling.

Dove reskilling vuol dire sviluppare competenze significativamente diverse da quelle che si hanno già per coprire una posizione lavorativa diversa mentre upskilling è aggiornare le skill di cui si è già in possesso.

Questo ovviamente vale per l’azienda, ma anche per chi si vuole ricollocare nel mondo del lavoro o vuole cambiare percorso professionale o puntare su un avanzamento della carriera. Detto questo vediamo quali sono le caratteristiche della FaD

Intanto c’è da dire che non esiste un unico tipo di FaD. Fanno parte di questo tipo di formazione le aule virtuali, ma anche i webinar, così come lo sono i tutorial, le pillole formative, le dirette sui vari social e così via. Come si può intuire ognuna di queste modalità ha un punto in comune che è ovviamente l’avere una connessione a Internet e un device. Che può essere il computer, lo strumento più adatto per dimensioni e possibilità di interazione, ma anche un tablet o uno smartphone. Dipende ovviamente dal tipo di interazione e dalle modalità in cui viene esplicata la formazione.

Quanto al materiale su cui si basa l’apprendimento è indubbiamente multimediale e possono essere testi, slide, piattaforme e siti online, audio e video.

La scelta dei materiali è connessa alla modalità di fare formazione. Nel caso dell’aula virtuale l’intenzione è di ricreare quanto avverrebbe in un’aula fisica, pertanto ci sono delle slide da seguire e c’è un registro delle presenze dove si segnano i partecipanti.

Il registro è necessario nel caso si rilasci un attestato di partecipazione che prevede una percentuale minima di presenze. In questi casi, dunque, è richiesto un monte ore di formazione e, per certificare l’effettiva partecipazione, può essere richiesto di tenere sempre acceso il video. Il tutto dunque come una vera e propria aula. Questo comporta che ci sia un programma condiviso e che i docenti mostrino sia durante la prima lezione che successivamente cosa sarà fatto in ogni tappa del percorso.

Quando le aule virtuali sono organizzate per l’azienda, possono essere un’ottima occasione per far “conoscere” persone che lavorano in sedi diverse. Se infatti i corsi avvengono in presenza, per una questione di abbattimento dei costi si tende a far partecipare allo stesso corso chi lavora nella stessa sede.

Anche i webinar sono dei momenti di formazione a distanza molto importanti, ma funzionano diversamente. Lo dice la parola stessa che è la crasi tra web e seminar, sì, letteralmente è un seminario online. A differenza di un’aula virtuale, la sua durata è “limitata”: difficilmente il webinar, essendo appunto un seminario, va oltre le 4 ore che è già tanto.  Inoltre, non ci sono registri né si tiene conto delle presenze. O meglio: si può decidere di iscriversi al webinar perché chi lo organizza dà una data di scadenza entro cui farlo o partecipare cliccando il link che l’organizzatore ha condiviso via e-mail o sui social, senza dunque “prenotarsi”.

Chi eroga questo tipo di formazione a distanza, di solito lo fa proprio nell’ottica del seminario, vale a dire su un argomento ben preciso e presupponendo che la formazione sia sincrona. Si può comunque decidere di fornire una registrazione successivamente.

Il webinar può essere tenuto da una persona sola, da più persone, essere un’intervista, una lezione molto pratica, insomma dipende dalla scelta del docente. E sempre dal docente dipende il fatto se far sì che i partecipanti interagiscano con voce e video o solamente scrivendo in chat.  Sono webinar anche le dirette su social come Facebook o Instagram, anche se di fatto non sembrerebbe così. Ovviamente dipende sempre da come sono strutturati.

Altra modalità di erogare la formazione a distanza possono essere le pillole formative: vale a dire degli appuntamenti con cadenza fissa - quotidiana, settimanale o mensile - in cui si esprime un concetto in poco tempo. Si va da una manciata di minuti a mezz'ora al massimo. L’idea di pillola è sia quasi uno snack formativo: va infatti nella direzione del microlearning ossia di un’unità di apprendimento relativamente piccola e a breve termine. Pertanto l’ideale sarebbe non superare i 15 minuti.

Le pillole devono essere molto pratiche e spesso possono aiutare a migliorare un determinato aspetto del proprio lavoro o a utilizzare uno strumento, per esempio. Proprio per la loro brevità e immediatezza, i docenti che organizzano delle pillole formative possono anche inviarle via e-mail o tramite WhatsApp o Telegram. A ogni modo, la formazione è unilaterale e non è prevista la partecipazione di chi le vede o ascolta. In questo caso infatti si tratta di una formazione che può essere sincrona, ma anche asincrona.

Rientrano a pieno titolo nella FaD anche i video tutorial, sebbene erano già molto conosciuti e usati ancora prima della pandemia. Possiamo dire che hanno ottenuto maggiore impulso grazie al fatto che la gente, stando a casa, ha più tempo per guardarli.

Sono ottimi modi per guidare le persone nell’apprendimento pratico nell’uso di uno strumento o di un servizio e di solito vengono forniti tramite video pubblicati su una piattaforma come può essere per esempio YouTube.

Vogliamo invece dedicare maggiore attenzione agli eventi in streaming che sono molto cresciuti durante la pandemia. Nel nostro caso ci occupiamo di quelli formativi che si sono del tutto trasferiti online, anche se da qualche mese a questa parte, con l’allentamento delle restrizioni, qualcuno ha cominciato a organizzare anche eventi ibridi, sia digitali che in presenza.

Gli eventi per la FaD hanno un ruolo molto importante perché si differenziano da quanto abbiamo detto. C’è sempre un programma, una varietà di ospiti e a differenza di un webinar, anche se l’evento è dedicato a un argomento ben preciso, viene affrontato da più punti di vista. Capita infatti che ci siano anche appuntamenti in contemporanea per dare la possibilità alle persone di partecipare a quello che più interessa loro.

Gli eventi formativi, pertanto, prevedono una regia e un’organizzazione più complessa rispetto a quella di un webinar o di un’aula virtuale anche perché bisogna gestire l’acquisto di biglietti, se a pagamento, o dare modo di prenotare un biglietto gratuito. Bisogna inoltre gestire mole di dati, e-mail e così via.

Tutto quello che abbiamo detto finora fa emergere l’importanza di progettare la formazione a distanza. E questo non solo per scegliere il “format” più adatto, ma anche per il fatto che non essere nello stesso luogo implica delle differenze e delle difficoltà che non vanno trascurate. Anzi: vanno proprio progettate.

La progettazione di un corso a distanza riguarda diversi aspetti come i contenuti, ovviamente, la piattaforma da scegliere, i test e le esercitazioni e il fatto di mantenere eventualmente un contatto una volta che il corso è finito.

Quanto ai contenuti, un formatore non può utilizzare le stesse slide che usava in aula né può fare affidamento solo alle slide. Per quanto riguarda quelle che aveva già, possono non andare bene per vari motivi come la grafica che magari non è adatta alla fruizione solo tramite uno schermo così come la grandezza del font che deve essere sicuramente aumentata. Inoltre, se nelle slide si erano inseriti dei video o dei file audio bisogna sapere che potrebbero sentirsi male visto che c’è una sorta di doppio passaggio.

Bisogna dunque progettare i contenuti tenendo conto che l’interazione avviene tramite lo schermo e prevedere sempre un momento in cui si esce dalle slide e si mostra per esempio un sito o qualcos’altro. Questo per movimentare la lezione ed evitare che i partecipanti, a forza di guardare sempre la stessa tipologia di contenuto, si distraggano.

Perché se è vero, come dicono Nir Eyal e Julie Li, nel libro "Come diventare indistraibili" che ci sono tanti stimoli esterni che portano alla distrazione ce ne possono essere anche di positivi. Se sei pertanto un docente devi prevederli: cambiando tipologia di contenuto, facendo domande, proponendo un quiz o magari un’esercitazione.

Stimolare le persone nella formazione a distanza è fondamentale. Ecco perché bisogna inserire a pieno titolo le esercitazioni e se possibile fare in modo che siano di gruppo. Le persone sono contente perché si conoscono o si conoscono meglio - vari strumenti come Microsoft Team e Google Meet permettono di creare le stanze - e si stimolano a vicenda.

Julie Li, Nir Eyal

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Stimolare i partecipanti online è possibile anche grazie alla gamification. Dare cioè la possibilità ai partecipanti di giocare e competere in modo amichevole. Il tutto per potenziare i risultati del corso cui si sta partecipando. Questo è ovviamente possibile sia in un’aula virtuale che in un webinar, non in una pillola formativa ed è una modalità che non può essere usata negli eventi virtuali. Perché infatti la gamification funzioni è infatti importante che ci sia un rapporto “diretto” con gli allievi cosa che non può avvenire se i partecipanti sono tantissimi.

Si possono organizzare competizioni per esempio per creare il miglior slogan se si sta facendo un corso di copywriting o magari organizzare dei test cui si compete individualmente tramite delle app come Kahoot. Quest’app in particolare permette al partecipante di rispondere a un quesito mostrato sullo schermo direttamente dal proprio smartphone.  Ovviamente giochi e competizioni devono prevedere dei premi finali. Possono essere i più svariati: libri, abbonamenti a podcast, ore di consulenza. Dipende dalla fantasia e anche dall’obiettivo del docente. Quel che conta è che la gamification serva ad aumentare l’engagement e a fissare alcuni concetti.

In fase di progettazione è importante scegliere la piattaforma adatta. Se si decide per Google Meet o Zoom, per esempio, queste vanno testate per vedere se fanno al caso proprio e se sono facili da utilizzare. Bisogna verificare se hanno le funzionalità che si desidera come la condivisione dello schermo, di una lavagna, la possibilità di registrare ecc… così come di creare degli ambienti collaborativi che è per esempio quanto permette Microsoft Teams.

Infatti l’altro aspetto che bisognerebbe prevedere in fase di progettazione è “cosa resta della FaD”. Vale a dire come restare in contatto con i partecipanti al corso: chiedendo loro di iscriversi a una newsletter, a un gruppo chiuso su Facebook o dando loro ulteriori contenuti in omaggio o in modalità freemium (gratis fino a un certo punto) e poi a pagamento. Nel caso dei corsi progettati per le aziende, queste modalità vanno decise con le Risorse Umane o con i manager che hanno voluto il corso e bisogna verificare se sono previste o se tutto finisce lì.

E quali sono i pro e i contro della formazione a distanza? Fermo restando che, lo ricordiamo, non sostituisce gli incontri in aula, la FaD ha tra i suoi vantaggi il fatto che sia accessibile da chiunque e in qualunque momento.

Grazie alla formazione erogata durante il lockdown, ma anche in questo periodo, persone che vivono lontane dai grossi centri o in altre regioni, hanno potuto e possono partecipare a corsi senza costi di spostamento o senza dover prendere giorni di ferie. Così come si può usufruire di lezioni da parte di prestigiose università anche all’estero o frequentare corsi in diversi orari della giornata. Non sono rari infatti i corsi o i webinar durante le ore serali così come c’è da considerare che per le varie modalità asincrone, si può seguire tutto quando si vuole.

Ci sono vantaggi anche per chi organizza i corsi - siano le aziende stesse, gli enti o i liberi professionisti - perché non ci sono costi legati alla sala, al pranzo, al fornire eventuali caffè o acqua. In più, sempre lato organizzativo, è più facile decidere le date e farlo senza troppo anticipo, dovendo prenotare l’aula per il giorno previsto. Senza dimenticare poi l’impatto ambientale: persone che restano a casa sono persone che non prendono l’auto e non prendono i mezzi.

Tra gli aspetti negativi c’è il fatto che manca l’interazione tra le persone o meglio manca quello scambio che non è progettato, ma avviene naturalmente. Ci si conosce alla macchinetta del caffè, durante il pranzo, ma anche chiacchierando durante le varie pause tra una lezione e l’altra. E soprattutto, vedendosi le persone si ricordano delle facce e iniziano davvero a creare una relazione. Questo raramente succede durante una formazione virtuale.

Non si crea davvero la classe quando le persone non riescono a vedersi e non condividono lo stesso ambiente. Inoltre, un corso in presenza per molti può essere l’occasione di uscire dalla propria zona di comfort, andare in una città poco conosciuta, spostarsi e così via. Quanto al rapporto con il docente, se questo è particolarmente bravo e attento alle persone, si crea l’empatia anche a distanza, ma non ci saranno quei momenti per conoscersi meglio come condividere il pranzo o chiacchierare alla fine della lezione.

L’autonomia nell’apprendimento, poi, non è detto che sia uguale per tutti. Se in presenza, il docente può intervenire perché vede le difficoltà che una persona può avere, da remoto questo non succede. Pertanto una persona che è meno propensa ad auto-organizzarsi si potrà scoraggiare.

Inoltre, potrà essere più soggetto a distrazioni anche se come spiega John Arthur nel libro analizzato su 4books “Improve Your Virtual Meetings”: a volte serve avere uno spazio comodo, dedicato e separato dal resto in modo da restare focalizzati. Per ovviare a situazioni simili, magari il docente può suggerirlo a inizio corso o quando invia l’e-mail con tutte le indicazioni per partecipare.

Un altro aspetto negativo è poi dato dalla scarsa dimestichezza con la tecnologia: il corsista potrà perdere l’interesse se non riesce a sentire bene, se la sua connessione è scarsa, o se ha la possibilità di seguire solo da mobile. Questo ovviamente vale sempre per le lezioni sincrone. Nel caso in cui la modalità sia asincrona, tutti questi aspetti negativi non ci sono.

Chiudiamo questo approfondimento con due differenze sostanziali: quella della formazione a distanza con l’e-learning e con la didattica a distanza, conosciuta come DaD.

Per quanto riguarda la differenza tra FaD ed e-learning, diciamo che la prima può essere anche più occasionale, come abbiamo visto, e affidarsi a piattaforme che consentono di creare corsi con estrema facilità e favorendo l’interazione.

Un sistema di e-learning è appunto un sistema pertanto si tratta di un percorso che prevede l’autonomia dell’utente. È infatti progettato affinché questi possa gestire e modularlo in base alle proprie esigenze. Di solito si svolge all’interno di una piattaforma dedicata ossia un LMS, learning management system, per favorire la personalizzazione e il fatto che il percorso possa essere “cambiato” in base alla propria velocità di apprendimento.

Anche le proposte di nuovi moduli all’interno di una piattaforma spesso si basano su quello che il corsista ha già seguito: il sistema infatti apprende le preferenze (sì, come fa Netflix per i film) e propone quello che può fare al caso del discente.

Quanto alla differenza tra formazione a distanza e didattica a distanza, diciamo che la seconda, con la parola “didattica” (anche se adesso si parla di didattica digitale integrata) fa capire come questa riguardi il mondo della scuola. Pertanto la DaD è il modo di fare formazione a studenti delle scuole dell’obbligo che, grazie agli strumenti digitali, possono proseguire il loro percorso formativo, anche a distanza, legato alle attività didattiche previste e ai programmi ministeriali.

Al di là delle differenze, potremmo dire che la formazione a distanza permette di mettere in pratica il consiglio del filosofo greco Pitagora: “Evita di fare ciò che non sai, ma apprendi tutto ciò che occorre”. Anche con le restrizioni e restando a casa. In attesa che la FaD sia sempre più una scelta e non, come è stata nel primo e secondo lockdown, l’unica condizione possibile.