01. L’organizzazione del lavoro a distanza permette di sfruttare al massimo le proprie capacità
È impossibile pensare a un'ottimizzazione dello smart working senza impegnarsi nel miglioramento dell’organizzazione. Lavorare a distanza significa essere in grado di amministrare ogni incarico rimasto in sospeso, rispettare le scadenze e allo stesso tempo trovare spazio per aggiornamenti e nuovi incarichi, tenendo sempre sotto controllo l’avanzamento dei progetti e la gestione delle attività di routine.
Ciascun individuo è definito da propensioni e attitudini peculiari: si riflettono nella vita come nell’ambito lavorativo, ed è per questo che occorre individuare e adottare un sistema organizzativo consono alla nostra indole e alle nostre abilità. Esistono diverse metodologie in grado di semplificare la gestione dei lavori e migliorare la produttività. Essere in grado di organizzarsi significa aumentare le possibilità di completare in modo efficiente obiettivi a breve e lungo termine, anche a distanza. Ecco alcuni consigli.
- Assegnare delle priorità ci aiuta a portare a termine più obiettivi
Riuscire a determinare in anticipo l'importanza di un lavoro è fondamentale. Non solo questa attività ci aiuterà ad accelerare e snellire lo svolgimento dei compiti quotidiani, ma servirà a segmentare macro obiettivi in compiti giornalieri da portare a termine tempestivamente. Esistono diversi fattori che possono dettare l’urgenza e la priorità di un compito, tra cui la categoria di lavoro da svolgere, il tipo di attività, il valore strategico della commissione ed eventuali termini di consegna.
- Creare una to-do list per capire quanto tempo dedicare ad ogni azione
Una volta stabilite delle priorità e la tempistica per la realizzazione di ogni compito, la creazione di una lista di attività giornaliere da svolgere ci aiuta a tenere traccia dell’avanzamento dei lavori, semplificando la gestione del tempo e rendendoci consapevoli di quante risorse abbiamo dedicato ad ogni obiettivo.
Le liste sono uno strumento fondamentale per riuscirsi a organizzare in modo efficace. Nel libro To-Do List Formula il consulente ed esperto di produttività Damon Zahariades spiega come sfruttare al meglio le liste per gestire al meglio ogni tipo di attività lavorativa.
- Pianificare anticipatamente il lavoro della settimana successiva diminuisce lo stress e ci semplifica la vita
Organizzare la settimana in anticipo per scegliere prontamente quale parte del lavoro svolgere è una validissima alternativa al metodo “lavorare a casaccio”, pronto non solo a lasciarci in balia di imprevisti e cattiva organizzazione, ma ad appesantire il nostro carico di tensione, superlavoro e inefficienza. Pianificare in modo preciso i compiti della settimana ci permette di distribuire in modo omogeneo e sensato le attività da svolgere, in modo da affrontare ogni task in modo preciso e regolare la giusta dose di impegno.
- Affidati a strumenti online per affinare la gestione dei tuoi impegni
Il mondo del telelavoro vede incrementare la frammentazione di messaggi, contenuti e comunicazioni non soltanto tra colleghi, manager e clienti, ma anche in una gestione sempre più allargata di diversi dispositivi, correndo il rischio di disperdere informazioni preziose per tutta la rete di lavoro tra computer, tablet, cellulari, sistemi diversi di chat, pianificazione e messaggistica.
Fortunatamente internet ci offre una serie di strumenti che possono aiutarci a non perdere la bussola nella giungla di attività dello smart working, migliorando in modo semplice ed efficace l’organizzazione del lavoro perfino delle persone più caotiche e impegnate. Evernote, Google Assistant, 24me, Quip e Wunderlist sono valide risorse da tenere in considerazione per iniziare ad organizzare in modo più accurato e preciso il lavoro a distanza, pianificando ogni attività in modo intelligente.
Imparare a utilizzare le liste per organizzarsi in maniera efficace
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To-Do List Formula
02. Non solo disciplina: mantenersi concentrati e motivati ci aiuta a essere più produttivi
Quando si tratta di smart working, la prima preoccupazione dei datori di lavoro e dei collaboratori a distanza è quella di assicurare lo stesso grado di produttività garantito in ufficio. Raggiungere questo risultato non solo è possibile ma superabile, seguendo alcuni accorgimenti per diventare ancora più efficienti che in azienda. Esistono sistemi pratici ed efficaci che ci permettono di ottenere performance soddisfacenti anche lavorando da casa.
- Lavorare offline per evitare ogni tipo di distrazione
La guida per produrre di più facendo di meno
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Free to Focus
- Attenersi alle priorità ci porta più vicini all’obiettivo aggirando lo stress
- Prepararsi in anticipo per il giorno successivo
Chiudere la giornata lavorativa con un rapido controllo della attività seguenti ci permette di affrontare con maggiore serenità il giorno successivo, non permettendo ad eventuali inghippi di coglierci impreparati. Preparare il terreno per le nuove attività ci permette di partire con il piede giusto evitando sorprese, dandoci modo di iniziare il lavoro a distanza con tutti gli strumenti adeguati già “a portata di tablet”. Il tempo è il nostro bene più prezioso: il libro Time Chunking è una valida lettura per imparare a sfruttare al meglio questa risorsa per lavorare in modo veramente smart e consapevolmente sereno.
Lavorare in maniera intelligente ed essere felici
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Time Chunking
03. Gestire il tempo è fondamentale per essere più produttivi e migliorare la qualità del lavoro
Imparare a gestire il tempo deve diventare una priorità per chi lavora da casa. Essere in grado di gestire puntualmente ogni impegno non significa solo essere più produttivi, ma riuscire a ritagliare più spazio per le proprie attività dopo l’orario di lavoro. Richiede una certa dose di impegno e forza di volontà, ma alzarsi presto la mattina rimane un ottimo aiuto per riuscire a gestire il resto della giornata più agilmente, guadagnando tempo. Trasformare la sveglia in un piacevole rituale mattutino ti sarà d’aiuto per affrontare la giornata con maggiore energia, predisponendoti al lavoro in modo più naturale e propositivo. Svegliarsi in anticipo ci permette di consultare social e account personali prima di iniziare ad applicarci, permettendoci di dedicarci nostri compiti con maggiore concentrazione.
Includere anche le attività di casa nella gestione del tempo ci permette di evitare che il lavoro vada ad intaccare gli spazi privati. Nonostante esistano validi software e applicazioni in grado di darci una mano a tenere traccia di ogni azione, nessun programma informatico sarà in grado di sostituire l’esperienza e il buon senso. La vita reale non è un videogioco. Nonostante cerchiamo di imbrigliare ogni azione entro termini precisi e ordinati, le nostre giornate possono rivelarci più sorprese degli “Imprevisti” di Monopoli. Prevedere buffer di tempo tra un compito e l’altro ci aiuterà a gestire eventuali ritardi o le immancabili lungaggini che precedono e seguono call e meeting programmati su Zoom, Skype o Google Meet. Il tempo risparmiato da questi intervalli può essere eventualmente gestito per recuperare del lavoro arretrato o portarsi avanti con i task successivi.
04. Rimanere motivati per trovare l’energia necessaria anche in casa
Trovare la giusta motivazione per continuare ad essere produttivi è fondamentale quando non si lavora in ufficio. Adottare una corretta routine anche a casa diventa determinante, a partire dalle piccole cose: una colazione nutriente in grado di metterci di buon umore; rispettare gli orari da subito; vestirsi sempre in modo ordinato per prepararsi al lavoro, anche quando il monitor del computer è il tuo unico compagno di stanza.
Il più grande nemico della motivazione è la procrastinazione. Per questo motivo è necessario impegnarsi da subito nella risoluzione dei compiti più difficili, evitare ogni tipo di distrazione, tenere traccia degli obiettivi raggiunti, aver sempre chiaro quali task devono essere completati. Il libro Come diventare indistraibili degli psicologi Nir Eyal e Julie Li è una valida risorsa per approfondire il tema della concentrazione e imparare a gestire al meglio il tempo a disposizione.
Alternare la tipologia di lavori da svolgere può aiutarci a sconfiggere la noia e ad avere una prospettiva più lucida sugli impegni da affrontare, senza però dimenticarsi di portare a termine quanto già intrapreso, in modo da concludere un impegno ancora non completato.
Esistono numerosi modi per tenere alta la motivazione e ciascuno deve sperimentare ogni tecnica per trovare quella più efficace e consona alla propria indole. Ad esempio ci si possono concedere alcune ricompense esclusive una volta concluso un incarico; scambiare due parole con altri colleghi che lavorano a distanza durante una pausa; concedersi un caffè o un pezzetto di cioccolata; tenersi compagnia con un’appagante musica di sottofondo, come quella del popolare canale streaming Lofi Hip Hop Radio.
Come evitare le distrazioni ed essere produttivi
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Come diventare indistraibili
05. Creare confini per portare a termine il lavoro più velocemente
Non tutti hanno la possibilità di sfruttare uno spazio isolato quando si ritrovano a lavorare in smart working. Creare dei confini in casa non vuol dire diventare invisibile agli occhi di familiari, affetti e coinquilini, ma chiarire il prima possibile i propri spazi e pretendere rispetto per il tuo lavoro diventa fondamentale per agevolare lo svolgimento dei compiti assegnati. Le interruzioni sono deleterie, causano errori, provocano ritardi: le persone che ti circondano devono essere consapevoli di poterti contattare solo nei momenti di pausa o in caso di emergenza.
Proprio per evitare di essere disturbati è consigliabile programmare pause chiare e specifiche anche per le attività extra lavorative. Chiudere una porta durante l’orario di lavoro sarà un chiaro segnale verso ogni fonte di distrazione: un cartello “Genio al lavoro: non disturbare!” alla porta può essere uno stratagemma simpatico per rimarcare la necessità di privacy usando un po’ di ironia. Raggiungere questo risultato anche in casa è possibile, anche con qualche accorgimento extra. Il presidente di Pixar e Walt Disney Animation Ed Catmull ci spiega come creare un ambiente in grado di favorire la creatività nel suo libro Creativity, Inc
Come creare un ambiente che favorisca la creatività
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Creativity, Inc
06. Una maggiore consapevolezza ti aiuterà a trarre il massimo dallo smart working
Trarre il miglior risultato possibile dalle proprie attività di smart working significa innanzitutto acquisire una piena consapevolezza di tutti gli accorgimenti presentati. Organizzazione, pianificazione, ottimizzazione del tempo, motivazione e rispetto della privacy in casa sono elementi chiave per il successo di questa modalità di lavoro. Prestare attenzione a questi aspetti dello smart working ti sarà d’aiuto per trarre grandi risultati nel lavoro anche lontano dall’ufficio, accrescendo un expertise professionale che rimarrà preziosa anche in futuri impieghi a contatto con nuovi colleghi.
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