Lavoro da remoto: significato, modalità, vantaggi e svantaggi

Da un paio di anni il lavoro da remoto è un tema tanto attuale quanto dibattuto a livello globale: facciamo chiarezza insieme su pro, contro e consigli utili per sfruttarlo al meglio

Negli ultimi anni l’opzione di scelta di poter lavorare a distanza si è resa quanto mai indispensabile, inizialmente per questioni di sicurezza della propria salute (vista la pandemia di Covid-19 che, ahinoi, ben conosciamo) e, successivamente alla prima fase di emergenza maggiore, per questioni di miglioramento delle condizioni psicofisiche dei lavoratori.

Certo è che, per quanto se ne parli sempre di più, i dubbi in merito continuano a proliferare, insieme a una serie di termini usati in maniera errata e confusionaria, anche per colpa degli anglicismi scorretti che solitamente si utilizzano.

Telelavoro, lavoro agile, smart work, lavoro da remoto… cosa significano davvero questi termini? Certo, il minimo comune denominatore è sempre la rivoluzione digitale che li sta accompagnando, ma la confusione è tanta: facciamo chiarezza affrontando il tema per punti. 


I termini giusti da usare quando si parla di lavoro da remoto

Il concetto di “lavoro da remoto” non proviene, come la maggior parte di noi erroneamente potrebbe pensare, dal termine “smart work”, ma dall’inglese “remote work”.

Si tratta di una situazione lavorativa in cui i dipendenti, attraverso dei computer portatili che sono autorizzati a portare a casa, possono collegarsi virtualmente ai server dell’ufficio lavorando da remoto (o, a seconda della situazione, lavorare semplicemente da casa: il collegamento virtuale ai server dell’ufficio in molte situazioni non è imprescindibile).Per riferirsi correttamente a questo tipo di approccio al lavoro in italiano, fino a qualche anno fa, si usava il termine “telelavoro”, sostituito poi dalla formula “lavoro da remoto”.

Ma quindi, quando si parla di “smart working” a cosa si fa riferimento?

In italiano “smart work” corrisponde all’espressione “lavoro agile”, un tipo di lavoro subordinato senza alcun tipo di vincoli orari e/o spaziali, con un’organizzazione per obiettivi concordata a cadenza regolare tra dipendente e datore di lavoro.

Si tratta di quella che da molti viene considerata la nuova frontiera del lavoro digitale: così facendo il lavoratore può trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata. Senza dimenticare i risvolti positivi del lavoro agile anche per “i piani alti”: è stato dimostrato che i lavoratori che possono organizzarsi in maniera autonoma incrementano la propria produttività in maniera esponenziale.


  


A ogni tipologia di professione la propria modalità di lavoro da remoto

Ci sono poi delle professioni che nascono come “lavori da remoto” dal momento 0: basti pensare agli oltre 200 dipendenti di Automattic (l’azienda di sviluppo web che sta dietro anche a WordPress, giusto per fare un esempio) lavorano in oltre 20 Paesi sparsi in giro per il mondo, vivendo in più di 170 città diverse… un ufficio fisico accessibile a tutti, contemporaneamente, potrebbe esistere forse solo nell’universo Marvel.

Ognuno di loro può scegliere da quale ufficio lavorare ogni giorno: casa, baita in montagna, il bar del quartiere… l’importante è che ci sia una connessione internet.

Con questo tipo di approccio l’azienda può permettersi di assumere talenti in tutto il mondo, abbattendo i costi ed Automattic è solo un esempio preso in rappresentanza di una lunga serie di aziende (in costante crescita) che funzionano in modo virtuale, totalmente o parzialmente.Il dubbio amletico però resta: come assicurarsi che tutti svolgano i propri compiti e che il lavoro da remoto sia produttivo come quello in presenza, in un ufficio dove si possano controllare meglio le prestazioni dei dipendenti?

La vera domanda dovrebbe essere: è davvero così necessario controllare da vicino i dipendenti, aumentandone magari il livello di stress? Chi ha normalizzato il concetto di “lavorare da pazzi” come unico modo per dimostrare di star effettivamente lavorando? Come ci insegnano i fondatori di Basecamp, David Heinemeier Hansson e Jason Fried, nel loro libro “It doesn’t have to be crazy at work” la soluzione non è assolutamente lavorare per più tempo (rimanendo in ufficio magari fino a ore improbabili, ma neanche rimanendo davanti al computer fino a notte fonda se si lavora da casa!) ma meno sprechi di tempo e distrazioni.

Lavorare a ritmi folli le persone possono ottenere comunque meno risultati di chi lavora meno ore ma in maniera più focalizzata e centrata.Per poter gestire bene la transizione da forme di lavoro tradizionali a quelle più flessibili rese possibili dall’evoluzione tecnologica è necessario quindi un passaggio progressivo, graduale e ben coordinato, dove trasparenza e comunicazione siano le parole chiave del cambiamento.

Il lavoro da remoto può essere visto e interpretato quindi come un primo passo verso lo smart work, obiettivo ideale della rivoluzione digitale in corso.



La pandemia e gli effetti sulle politiche aziendali in merito al lavoro da remoto

Come accennato in apertura il lavoro da remoto si è affermato maggiormente in seguito alla pandemia di Covid-19, dimostrando in maniera più diffusa i vantaggi sia per i datori di lavoro che per i dipendenti.

Nel corso del 2020 molte realtà si sono trovate obbligate a passare rapidamente da un ambiente di lavoro tradizionale in presenza a uno completamente remoto per motivi di salute e di sicurezza (con tutti i problemi tecnologici che questo cambiamento può aver causato). Certo, come dicevamo, il dubbio sull’effettiva produttività di un lavoratore da casa, esposto a mille spunti di distrazione può rimanere, ma i vantaggi che il lavoro da remoto può offrire sono talmente tanti e importanti che ogni azienda dovrebbe farci un serio ragionamento.

I tempi di spostamento da/per la sede di lavoro sono ridotti o azzerati, per l’assunzione e la selezione del personale i vantaggi sono innumerevoli, così come i miglioramenti della produttività (che non equivale a più ore lavorate da casa, anzi).Il tempo è il fattore fondamentale quando si parla di gestione del lavoro: la qualità della vita, secondo Brian Tracy, autore di “Master Your Time, Master Your Life”, è determinata dalla qualità della gestione del proprio tempo. Solo tramite il perfetto controllo del tempo si può avere successo, nel lavoro e nella vita. Specialmente quando si affronta un cambio di approccio al proprio lavoro è fondamentale tenere in conto il fattore del tempo, per evitare di perderne eccessivamente impiegandolo in maniera errata.

Altro fattore fondamentale per le aziende che lavorano da remoto è sicuramente legata alla comunicazione all’interno del gruppo di lavoro. Tutte quelle che erano le interazioni a cui eravamo abituati “dal vivo” devono spostarsi nel mondo virtuale, con tutte le complicazioni del caso. La chiacchierata alla macchinetta del caffé difficilmente si può tradurre in un caffé su Zoom o in una videochiamata su Whatsapp, ma secondo Sara Sutton Fell, CEO di FlexJobs, la chiave sta nella diversificazione degli strumenti per comunicare. Diversificare le modalità di comunicazione a seconda di quelli che sono gli argomenti e le necessità è quindi fondamentale per poter lavorare al meglio a distanza senza intaccare lo spirito di gruppo del team.

La lettura di “Improve Your Virtual Meetings” ci può venire incontro, in questo ambito: John Arthur ci spiega perché è così importante saper padroneggiare l’arte della comunicazione da remoto e come fare per migliorarla. Le videoconferenze non sono strumenti aggiuntivi, di riserva, ma sono diventate risorse fondamentali per lavoratori autonomi, dipendenti di multinazionali, manager, nomadi digitali, insegnanti o speaker professionisti. 



I vantaggi di lavorare da remoto

Alcuni dei vantaggi del lavoro da remoto li abbiamo già elencati, così come abbiamo anche detto che si tratta del primo passo del cammino di rivoluzione digitale verso il lavoro agile, cammino nel quale Jeff Sutherland, con il suo libro “Scrum” può aiutarci. Scrum è il metodo adottato da società come Toyota, Google o enti come l’FBI per incrementare la produttività e che è possibile adattare a qualsiasi ambito, anche al di fuori del business. Un metodo studiato per raggiungere con successo gli obiettivi, che mostra come utilizzare una modalità di lavoro più agile, come migliorare la produttività del team e l'ottimizzazione del tempo, alla base dell’approccio al lavoro da remoto. 

Una maggiore flessibilità nella modalità di lavorare assicura sicuramente una maggiore produttività, così come anche un possibile risparmio sui costi, sia di affitto e di mobili/accessori in ufficio, oltre che di spostamenti da/per la sede di lavoro, illuminazione, riscaldamento, e così dicendo.

Quando il team è distribuito in remoto poi, al di là dei costi inferiori e della maggiore produttività, i dipendenti, nella maggior parte dei casi, sono più soddisfatti del loro nuovo approccio al lavoro e quindi più motivati in quello che fanno.

Nonostante sia sicuramente uno degli aspetti positivi del lavoro da remoto è fondamentale tenere sotto controllo l’andamento della motivazione dei lavoratori, per evitare che la distanza faccia affievolire la loro motivazione, creando anche occasioni in cui ritrovarsi (a distanza o a presenza) per poter fare sessioni di team building, più necessario che mai quando il gruppo di lavoro si trova a passare più tempo lontano che insieme.


I rischi che si possono correre lavorando da remoto

La ragione che adducono le aziende che decidono di non lavorare da remoto è il pensiero che i dipendenti non lavorino effettivamente quanto dovrebbero quando lavorano da remoto. In casa (o in giro tra bar o biblioteche, per esempio) il livello di distrazione può aumentare in maniera esponenziale… e se facessero finta di stare al computer ma intanto si stessero facendo gli affari loro?

Certo, il rischio esiste, ma esistono anche software che monitorano l’attività al computer e ci sono anche altri modi per avere le prove dell’effettivo svolgimento del lavoro da remoto; lo svantaggio è sicuramente l’incrinarsi del rapporto con i lavoratori, che si sentirebbero costantemente sotto esame e non degni della fiducia dei propri superiori. Ogni persona è diversa, per questo è necessario consentire la giusta dose di libertà che permetterà a ogni lavoratore di adattarsi a modo suo la propria routine lavorativa, ottimizzando così anche la propria produttività.

Insieme ai problemi di comunicazione che il lavoro da remoto può causare (risolvibili grazie alle modalità virtuali offerte dalle nuove tecnologie alla portata della maggior parte dei lavoratori) c’è da tenere in conto, nella colonna dei “contro” del lavoro remoto anche la possibilità di essere “reperibile 24/24”, quando un lavoratore perde l’equilibrio quindi tra lavoro e vita privata, con un calo notevole della produttività.



Come approfittare al meglio delle opportunità che lavorare da remoto offre

Ci sono molti modi per approfittare al meglio delle opportunità offerte dal lavoro in remoto: basti pensare alla quantità di software di project management disponibili per monitorare le attività e il progresso dei singoli progetti, così da poter gestire il proprio team mantenendo alto il livello di produttività globale e, soprattutto, il flusso di comunicazione tra membri del gruppo di lavoro, anche a distanza.

La comunicazione giornaliera è la chiave di volta: organizzando meeting o videoconferenze con cadenza regolare si può facilmente mantenere il contatto “diretto” anche a distanza con i propri colleghi e sottoposti/superiori, tenendo traccia del contenuto delle riunioni virtuali e di tutte le interazioni.

Mostrare empatia è poi un altro elemento chiave per evitare che le persone con cui lavoriamo si sentano isolate, non solo a livello fisico quanto a livello mentale e umano. Non dimenticare l’importanza della socializzazione è fondamentale: si possono però organizzare diversi tipi di incontri virtuali per scambi di opinioni a livello informale e di carattere anche personale.

A parte la possibilità di interagire a livello personale è importante non dimenticare di garantire ai colleghi gli spazi necessari per rispondere con sincerità senza temere ripercussioni negative sulla loro carriera. Un’ottima soluzione possono essere i sondaggi anonimi, così da poter avere il polso della situazione dell’impresa coinvolgendo i lavoratori anche da remoto e capendo come agire per migliorare le cose.


Gli strumenti necessari e alcune dritte per lavorare al meglio da remoto

Chiaramente il lavoro in remoto ha un senso e un valore positivo solo potendo avere a disposizione tutti gli strumenti necessari per far sì che i lavoratori comunichino correttamente tra loro, mettendoli nella posizione di poter svolgere il proprio lavoro. Smartphone, cuffie, computer portatile, webcam e una buona connessione sono proprio la base, insieme a software online e di project management per snellire le procedure interne e le comunicazioni tra loro e per monitorare lo stato dei progetti in corso e poterne pianificare di nuovi senza perdere il contatto con i propri colleghi e/o collaboratori.

Potrebbe poi essere alquanto controproducente cercare di “aggiustare” il lavoro da remoto con l’adozione di abitudini più legate al concetto di lavoro tradizionale. Alcune aziende, per esempio, possono richiedere ai dipendenti di timbrare entro una certa ora.

Così facendo si trascura la possibilità di adattare le ore di lavoro alle necessità del lavoratore. Non è un mistero che, per esempio, molte persone lavorano meglio se possono dormire di più e scegliere di iniziare più tardi la giornata: avere la disponibilità di distribuire il lavoro lungo tutto l’arco della giornata in base alle proprie preferenze paga sicuramente di più, sia per i lavoratori che per i datori di lavoro.

Trovare un equilibrio tra pro e contro non è facile, ma ne vale senza dubbio la pena: il lavoro da remoto, per quanto primo passo di un percorso ben più lungo e complesso, è pur sempre un primo passo che è stato fatto/si sta facendo verso un migliore equilibrio psicofisico.