Time management: definizione, significato e tips per migliorare
Una corretta gestione del tempo permette di arrivare al successo ed essere soddisfatti di noi stessi. Vediamo insieme come si fa a migliorarla attraverso qualche semplice cambio di abitudine.
Il tempo è il bene più prezioso che abbiamo: nessuna somma di denaro ci riporterà indietro neanche un secondo della nostra vita. Per questo è fondamentale imparare a gestirlo bene, sia in ambito lavorativo sia in quello privato. Quante volte ti è capitato di arrivare a fine giornata con la sensazione che il tempo sia volato ma i compiti che ti eri prefissato erano ancora tutti lì da fare?
Un tempo usato bene ci permette di raggiungere i nostri obiettivi senza sentirsi sopraffatti dagli eventi. Controllare il tempo senza esserne schiavo ha dei vantaggi non solo pratici – raggiungere i nostri obiettivi – ma anche psicologici: meno stress, più fiducia in noi stessi e più soddisfazione.
Time management: una definizione
Il time management, o gestione del tempo, è una disciplina che, se applicata correttamente, ci permette non solo di ottimizzare il nostro tempo ma anche di massimizzarlo. Gestire bene il proprio tempo, infatti, non cambia il numero di ore a nostra disposizione ma sfruttare i tempi morti fa sì che si possa creare altro tempo disponibile per portare a termine i nostri task quotidiani. Per esempio, invece di riempire un breve lasso di tempo come quello che ci può essere tra due riunioni o mentre si aspetta qualcosa scrollando i social o navigando in internet, si può provare a sfruttare questo tempo morto per portare a termine piccoli compiti legati al nostro lavoro.
Una buona pianificazione è alla base di una corretta gestione del tempo e degli obiettivi
Il primo passo per imparare un corretto time management è riconoscerne il valore. Ogni attività che facciamo – per esempio la spesa, una telefonata, scrivere una mail, cucinare – richiede una determinata porzione del nostro tempo. Sapere quanto tempo ci serve per portare a termine ogni singolo compito è fondamentale per poter pianificare al meglio la nostra giornata.
A sua volta una precisa pianificazione ci permette di ottimizzare il nostro tempo, riducendo al minimo gli sprechi e le distrazioni. Pianificare bene significa dedicare circa 30 minuti al giorno del nostro tempo per definire quali sono gli obiettivi da portare a termine quel giorno, tenendo presente anche la gestione del nostro tempo libero.
La To Do List come strumento di pianificazione
Un efficace strumento di pianificazione è la To Do List, cioè una lista in cui annotare tutto quello che si deve fare nell’arco della giornata. Nel libro Gestione del tempo Brian Tracy fornisce alcuni utili consigli su come usare al meglio una To Do List. Nell’ottica di una corretta gestione del tempo, la gestione delle priorità gioca un ruolo fondamentale. Una volta stilata la lista delle attività da fare è necessario quindi suddividerle per priorità. Brian Tracy suggerisce di porre accanto a ogni task una lettera: A per le cose da fare assolutamente, B per quelle che si dovrebbero fare, C per quelle che se non vengono fatte non succede nulla, D per quelle che si possono delegare ad altri ed E per quelle che non hanno un vero e proprio utilizzo.
La matrice del tempo teorizzata da Eisenhower e riportata da Stephen Covey nel suo libro Le 7 regole per avere successo può aiutarci a dare la precedenza alle priorità. Questa matrice è formata da 4 quadranti. Nel primo ci sono le attività importanti e urgenti, nel secondo le attività importanti e non urgenti, nel terzo le attività non importanti e urgenti e nel quarto le attività non importanti e non urgenti. La differenza tra il concetto di urgenza e quello di importanza è temporale: una cosa urgente non si può rimandare, una cosa importante invece può essere fatta in un arco di tempo più lungo. Le azioni del secondo quadrante sono quelle più importanti perché in grado di modificare la nostra vita in modo significativo e sul lungo periodo.
Sempre a proposito di liste, nel libro Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management Mark Forster suggerisce di creare una lista chiusa in modo da evitare di aggiungere troppe attività.
C’è chi preferisce usare un’agenda al posto della lista
Chi non ama la tecnica della To Do List può usare un altro modo per organizzare e gestire al meglio il proprio tempo. Kevin Kruse nel suo libro 15 Secrets Successful People Know About Time Management propone di sostituire le liste con un’agenda, prendendo esempio da Steve Jobs, Warren Buffet e Bill Gates. Secondo Kruse scrivere in un calendario le varie attività invece di impilarle in una lista permette di liberare energia mentale e ridurre lo stress.
L’agenda però deve essere organizzata in modo che lo sia anche la gestione del tempo di lavoro. Il primo passo è assegnare uno slot di tempo a ogni attività da fare – comprese quelle extra lavorative come, per esempio, l’attività fisica. È importante anche inserire uno slot dedicato a non far niente. A questo proposito Jeff Weiner, ex CEO di LinkedIn, è solito inserire nella sua agenda giornaliera almeno 90 minuti dedicati al dolce far niente. Le attività più importanti o impegnative devono essere fatte entro la mattina, in modo da essere pieni di energia e in grado di gestire eventuali imprevisti. Inoltre ogni attività deve essere trattata come un vero e proprio appuntamento e questo significa assegnare loro un orario e una durata.
La tecnica del pomodoro
A fine degli anni Ottanta Francesco Cirillo mette a punto uno dei metodi più efficaci di time management applicato a quelle attività che richiedono un grande sforzo di attenzione. Si chiama tecnica del pomodoro e prende il nome da uno di quei timer a forma di pomodoro usati in cucina. Il meccanismo è semplice e prevede di alternare momenti di concentrazione totale (25 o 50 minuti al massimo) a brevi pause (5 o 10 minuti, a seconda dell’intervallo di tempo scelto prima). Ogni due ore poi si fa una pausa più lunga di circa mezz'ora.
Durante le pause è opportuno cambiare aria, fare due passi, bere dell’acqua, rilassarsi ed evitare completamente ogni attività che preveda uno sforzo di concentrazione. Seguire questo schema permette di ricaricare le batterie della propria attenzione sperimentando fin da subito una maggiore concentrazione e un sensibile incremento della propria produttività.
Dire “no” può aiutarci a contrastare la mancanza di tempo
Ci sentiamo poveri di tempo quando continuiamo a dire di sì a cose che sappiamo non saremo in grado di fare. Valorie Burton, autrice di It's About Time, sottolinea come ci siano oggi due nuovi tipi di povertà al mondo. L’economista Sendhil Mullainathan ha definito povertà di tempo quella continua necessità di prendere in prestito tempo dal nostro futuro per non bucare scadenze sempre più pressanti. A questa si aggiunge la povertà di banda, ovvero una carenza d’attenzione dovuta all’uso costante delle nostre risorse cognitive a causa del multitasking.
Per uscire da questa situazione si può pensare al debito di tempo come fosse un debito di denaro: a nessuno piace andare in rosso e molte persone prestano una grande attenzione affinché questo non accada. Imparare a di no e a selezionare così le attività da fare è un ottimo modo per non contrarre debiti di tempo.
Anche la strategia dei 1440 minuti può venirci in aiuto. Un giorno Kevin Kruse ha appeso fuori dalla porta del suo ufficio un cartello con su scritto 1440. 1440 sono i minuti che compongono un giorno. Lo scopo era far capire ai propri colleghi che quando si chiede a un’altra persona se ha un minuto per qualcosa che potremmo sbrigarci da soli, le si sta portando via del tempo prezioso. Ricordarsi e ricordare agli altri che abbiamo solo 1440 minuti al giorno serve a evitare di distrarci dalle nostre priorità o far perdere tempo agli altri.
Una corretta gestione del tempo ha un impatto positivo anche da un punto di vista psicologico
Secondo Valorie Burton le persone oggi prestano poche attenzioni al valore del tempo e questo le porta a contrarre debiti di tempo in nome di una vita desiderata ma che proprio a causa di quel debito difficilmente si realizzerà. Fagocitati dall’urgenza del presente, le persone rimangono imbrigliate tra passato e futuro, prendendo decisioni importanti sull’onda di emozioni transitorie o seguendo pedissequamente regole imposte dalla società.
Il primo passo per uscire da questo loop è fare pace con il tempo perduto: il passato è passato, si sa che è inutile piangere sul latte versato. Il secondo passo è creare una propria visione di dove si sta andando e di come si vuole passare il proprio tempo. A questo proposito la psicologa Laura King suggerisce di descrivere come si vuole essere da qui a 10 anni in modo da avere un punto di partenza per diventare quelle persone. Il trucco è farlo usando verbi al presente come se quel desiderio fosse già una realtà.
Oltre a far pace con se stessi, gestire correttamente il proprio tempo permette di diminuire lo stress ed evitare di prendere decisioni sbagliate perché ci si sente sopraffatti dagli eventi. Capire quello che si vuole veramente dalla vita e cosa conta per noi è uno degli investimenti di tempo più importanti e remunerativi in termini di serenità e soddisfazione che ognuno di noi possa fare.
Anche stabilire la corretta quantità di lavoro giornaliera è fondamentale per evitare di sentirsi sovraccarichi e demotivati. Mark Forster suggerisce di aggiungere alla nostra To Do List la data di arrivo dei vari task e di prendere nota di tutte le richieste pervenute durante un giorno lavorativo. In questo modo, infatti, è più semplice capire qual è il carico medio di lavoro quotidiano ed evitare di stilare liste lunghissime che poi immancabilmente non riusciamo a completare.
Essere indaffarati è una condizione in cui spesso ci mettiamo da soli a causa della comune tendenza alla distrazione e alla procrastinazione. Per esempio, quando arriva una mail tendiamo a interrompere il lavoro che stiamo facendo per rispondere a una richiesta, indipendentemente dal suo grado di urgenza. Ed è proprio questo l’errore che porta una persona a complicarsi la vita. Prima di agire si deve analizzare l’urgenza della richiesta e incasellarla nelle cose da fare subito, da fare entro la giornata oppure da rimandare a domani. Solo così riusciremo ad avere una gestione del tempo nel lavoro più sostenibile.
Alcuni libri sul time management per migliorare la propria capacità di gestione del tempo
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