Come restare concentrati e produttivi in periodi critici

Quante volte ti sei ritrovato a fissare la parete o a guardare un punto fuori dalla finestra per poi scuoterti e scoprire di aver perso un’ora, se va bene, della tua giornata lavorativa?

Beh, se questa situazione si presenta troppo di frequente e ti senti avvolto in una spirale di distrazione e confusione, sei atterrato sull’articolo giusto. Oggi parleremo infatti di come ritrovare e mantenere la concentrazione sul lavoro e, in generale, nelle nostre giornate: il perno su cui basare la riflessione sono le distrazioni, capire di che si tratta e perché le subiamo e, infine, come evitarle.

Analizziamo cosa succede quando ci distraiamo, non tanto dove vaga la mente ma il contorno, la situazione da cui scaturisce la distrazione: molto probabilmente, prima di distrarci, stavamo facendo qualcosa che non ci dà grande soddisfazione, né ci sta così a cuore.

A prima vista, questo può sembrare un controsenso perché molto spesso l’attività che viene interrotta dalle distrazioni è il lavoro che, certamente, è qualcosa di cui ci importa parecchio; tuttavia, potrebbe essere che il compito specifico che stiamo svolgendo non ci piaccia oppure che il nostro lavoro in generale non ci coinvolga e lo facciamo solo perché ci permette la sopravvivenza oppure, ancora, abbiamo perso la motivazione a svolgere un lavoro che un tempo amavamo.

Arriviamo allora così a capire che le distrazioni sono una fuga da un disagio interiore che non vogliamo ammettere: scrollare i social, guardare video di gattini, mangiare un dolcetto sono tutte attività che ci permettono di dimenticare per un attimo il fastidio e la repulsione che proviamo in quel momento. Si tratta però di un una fuga soltanto momentanea che, oltre tutto, non migliora la nostra condizione, ma la peggiora perché avremo sempre lo stesso compito da concludere, ma con meno tempo a disposizione per farlo.

«Le distrazioni sono tutte quelle azioni che facciamo in modo inconsapevole e che non ci sono utili per realizzare la vita che desideriamo, né per diventare le persone che davvero vogliamo essere».

In queste pochissime parole Nir Eyal e Julie Li hanno condensato l’analisi delle distrazioni nel loro libro "Come diventare indistraibili": si tratta di una sorta di manuale pensato proprio per aiutarci a capire che le distrazioni non sono un ostacolo insormontabile, ma che possiamo invece imparare a ignorarle per raggiungere gli obiettivi che ci siamo prefissati.

Julie Li, Nir Eyal

Come diventare indistraibili

Come evitare le distrazioni ed essere produttivi

19 min

«Per smettere di distrarci non serve a nulla incolpare la tecnologia e tentare di eliminarla, dobbiamo prima di tutto comprendere che le distrazioni nascono per coprire un disagio che nasce dal nostro interno, forse perché non stiamo realmente vivendo la vita che desideriamo. Il passo successivo è fare spazio nel quotidiano a tutte quelle azioni che sono importanti per noi utilizzando uno strumento semplice e alla portata di tutti: la pianificazione».

Sempre in "Come diventare indistraibili" Nir Eyal e Julie Li accendono un riflettore su una questione divisiva: la tecnologia ci distrae o siamo noi a lasciarci distrarre dai dispositivi? Secondo loro, la seconda risposta è quella corretta.

Anche se ci sentiamo tutti più o meno dipendenti dallo smartphone, la realtà è che siamo noi stessi a renderci schiavi di questo dispositivo, che usato nella maniera corretta è più che utile: la tecnologia è un facilitatore di molte attività, i social network hanno il pregio di connetterci ad altre persone tramite internet e i pc hanno trasformato per moltissimi il modo di lavorare.

Per fruirne al meglio, dobbiamo diventare utenti consapevoli, agendo a piccoli passi:

1. Iniziamo a rimuovere dalla schermata iniziale le app che sappiamo che ci attirano, quelle che ci spingono a cliccare e scrollare distraendoci.
2. Disabilitiamo le notifiche: davvero è necessario ricevere sullo schermo le notifiche di 5 social network? O del fantacalcio? Limitare le distrazioni è qualcosa che possiamo fare attivamente in questo caso, impedendo alle notifiche delle app di comparire continuamente sugli smartphone, ma anche alle notifiche delle e-mail di apparire sullo schermo del nostro pc mentre lavoriamo.
3. Utilizziamo la funziona non disturbare: scegliamo la fascia oraria in cui siamo naturalmente più concentrati e diamole un boost mettendo in modalità “non disturbare” il telefono. Questo significa niente interruzioni per un’ora o due, o quanto meno per il tempo che riuscite a concordare con la vostra azienda.
4. Scegliamo delle “fasce di reperibilità”: si tratta di estendere il concetto menzionato nel punto precedente. Anziché rendersi irreperibili per qualche ora, facciamo il contrario, rendendoci reperibili solo in certi momenti della giornata in cui risponderemo a tutte le chiamate, le e-mail, le chat ecc. che ci arrivano.

Certo, questo è possibile solo per certe tipologie di lavoro, naturalmente non per chi è addetto ai contatti con i clienti oppure è il manager di un gruppo di persone, ma per chi lavora in smart working oppure è un freelance, questo tipo di organizzazione può essere vincente.

Un’altra riflessione che dobbiamo fare per comprendere perché la tecnologia abbia così grande presa su di noi è sulle condizioni di contorno, cioè sull’ambiente in cui lavoriamo. Ancora una volta, infatti, le distrazioni sono il sintomo, ma la vera causa dell’insoddisfazione può essere ricercata nel disagio provato in un ambiente di lavoro tossico: non potendo alzarsi e andarsene, uno sfogo molto facile da attuare è navigare su internet o scrollare i social.

In questo caso, allora, non basteranno gli stratagemmi descritti sopra perché la tecnologia qui rappresenta una valvola di sfogo: parlarne con il proprio manager e suggerire quei cambiamenti che ci permetterebbero di lavorare meglio è il primo passo da fare.

Chi compie un lavoro intellettuale, per di più, deve porre le migliori condizioni lavorative come base per la riuscita del proprio lavoro: Nir Eyal e Julie Li ci fanno notare infatti come...

..."Attenzione e concentrazione sono le materie prime della creatività e del pieno sviluppo degli essere umani".

Se continuiamo a dare la nostra attenzione alle distrazioni, alla tanto bistrattata tecnologia, anzichè a ciò che è veramente importante per noi, non riusciremo mai a esprimere il nostro potenziale, ma ci trascineremo da un’attività all’altra in un flusso continuo.

Dopo aver eliminato le fonti di distrazione – o quantomeno averle limitate consapevolmente – dobbiamo lavorare anche in maniera attiva per rimanere concentrati.

Uno dei modi più efficaci per evitare le distrazioni è quello di programmare e darsi delle scadenze. Lavorare senza un obiettivo preciso rende la quotidianità davvero ondivaga e difficile da gestire, perché non sappiamo tirare le somme né valutarci: avere a disposizione un tempo indefinito per realizzare una certa attività sembra meraviglioso, ma non lo è affatto, perché questo significherà perdere tempo facilmente anziché sfruttarlo per portare a termine il compito al meglio.

Anche avere una scadenza poco precisa o molto lontana per un progetto complesso è poco salutare: dobbiamo autoassegnarci delle scadenze per ogni step del progetto, fino a definire ogni attività quotidiana. Se ho 2 mesi per realizzare un grosso progetto, mentalmente mi sto autoassolvendo dal fare un passo avanti significativo oggi, perché ho ancora molto tempo; se, invece, oggi devo controllare il costo del materiale in 2 ore e creare un report nell’ora successiva, la mia prospettiva sarà molto diversa.

Un altro metodo, che Nir Eyal e Julie Li ci propongono nel loro testo, è quello di «sfoderare quella barriera naturale alla distrazione che si materializza quando ci prendiamo un impegno».

Possiamo prendere un impegno con qualcuno che conosciamo, legandoci alle nostre parole: può essere il nostro capo o i nostri clienti se si tratta di lavoro (ad es. “consegnerò il report la settimana prossima”), oppure un familiare o un amico se si tratta della nostra vita privata (“entro venerdì devo parlare con te di una questione importante”). In realtà, però, il suggerimento che ci danno è quello di prendere un impegno con noi stessi, magari appuntandolo da qualche parte, e iniziando a programmare il nostro quotidiano in base a questo.

Prendere un impegno con noi stessi, infatti, è una fortissima arma psicologica perché non possiamo mentire, svicolare, asserire di aver svolto un compito che abbiamo trascurato: nel nostro intimo sapremo sempre dove sta la verità e che la buona riuscita dell’attività dipende solo da noi. Per riuscire in questo intento gli autori ci suggeriscono 3 piccoli trucchi da applicare:

1. distrarci deve costarci fatica: basta crearsi una semplice barriera dalle distrazioni. Se scrolliamo troppo i social sullo smartphone, sarà sufficiente mettere il telefono fuori dalla portata della nostra mano: dovremmo alzarci per raggiungerlo e, così, lo stimolo verrà neutralizzato. Lo stesso metodo funziona bene anche per altri obiettivi: se siamo a dieta, molto semplicemente non dobbiamo comprare junk food o dolciumi, per non auto condannarci alla tentazione.
2. Mettere una posta in gioco: raggiungere l’obiettivo che ci siamo posti è ovviamente la ricompensa più grande, ma possiamo aggiungere uno stimolo in più, cioè una “punizione” nel caso in cui non rispettiamo l’impegno preso. Il denaro può essere una motivazione molto forte: ad esempio, per ogni quarto d’ora perso sui social possiamo auto-tassarci di un euro per volta; oppure possiamo stabilire delle penali con i nostri familiari, ad esempio se si salta la palestra una sera saremo noi a fare le pulizie di casa quella settimana, e così via.
3. Fare un patto con la nostra identità, con chi vogliamo davvero essere. In fondo, se un compito è per noi importante, dovremmo essere naturalmente in grado di rispettare questo impegno. Nir Eyal e Julie Li, infatti, concludono che «se ci definiamo “indistraibili” non ci faremo più distrarre da niente e da nessuno, perché questa è la nostra nuova identità e sarà più semplice mantenervi fede».

Insomma, le distrazioni non sono solo una perdita di tempo occasionale, che può anche verificarsi senza conseguenze: sono un grosso limite alla nostra realizzazione personale e, soprattutto, sono la spia di un disagio interiore, la manifestazione di una volontà di fuga che non possiamo esprimere in altro modo.

Certo, capita a tutti un periodo di fiacca oppure momenti della vita in cui le preoccupazioni prendono il sopravvento, ma ritornare sulla strada della produttività – o quanto meno limitare il danno delle distrazioni – è sempre possibile ed è qualcosa che è nelle nostre mani.

Prima di tutto cercheremo di sistemare le condizioni al contorno, mettendo barriere fisiche o mentali alle distrazioni più tipiche e lavorando su un rapporto sano con la tecnologia. Dopo di che dovremo invece lavorare su noi stessi in maniera attiva, imparando l’arte della programmazione (per la quale la tecnologia è un ottimo supporto, non certo una distrazione!) e prendendo un serio impegno con noi stessi o – se ci sentiamo troppo deboli – con colleghi e familiari, cercando il loro supporto, e dividendo quelli che sono gli obiettivi più grandi in tanti piccoli step da poter digerire più facilmente, passando dal primo al secondo con facilità e velocità.

Alla fine della fiera, come ci dicono Nir Eyal e Julie Li nel loro libro «Come diventare indistraibili», “Essere indistraibili significa sforzarsi di fare ciò che abbiamo detto che faremo. La gente indistraibile è onesta con se stessa e con gli altri allo stesso modo.” Ed ecco come anche noi dobbiamo diventare.