5 Strategie per eliminare la procrastinazione

Prima di tutto, cosa si intende con Procrastinazione? Semplice: l'abitudine che abbiamo tutti di rimandare a domani quello che potremmo (dovremmo!) fare oggi.

Capita quando dobbiamo impegnarci in qualcosa di faticoso, come iniziare una dieta, cominciare a studiare per un concorso, fare quel discorso che rimandiamo da tempo alla persona con cui stiamo. Ma perché succede? Se compiere quelle azioni ha lo scopo di farci stare meglio, perché il nostro cervello si oppone al farcele compiere?

Semplice: perché il nostro cervello agisce in modo diverso da come siamo abituati a pensare.

Il suo unico scopo è evitare di farci soffrire, e spesso le cose importanti che dobbiamo fare passano attraverso un pizzico di sofferenza, come appunto i morsi della fame quando iniziamo una dieta e la crisi di astinenza quando smettiamo di fumare.
Sembra incredibile, eppure il nostro cervello percepisce queste situazioni come “dolorose” e dobbiamo essere noi a trovare una motivazione abbastanza forte da spingerlo a non cedere e non giocarci tiri mancini.

Procrastinare è dunque il modo del cervello di proteggerci dal dolore (per quanto piccolo) che proviamo quando dobbiamo cambiare una nostra abitudine. Per quanto infatti possa trattarsi di un’abitudine negativa, è sempre possibile che cambiandola le cose potrebbero andarti peggio (il cervello è davvero un fifone!) quindi perché rischiare?

Per questo ci vuole coraggio!

C’è tuttavia un’altra versione della Procrastinazione, meno famosa, eppure altrettanto problematica.

La precrastinazione (non è un errore) è l’abitudine dello sforzarsi fino allo sfinimento prima di una scadenza, per paura delle conseguenze.

Si tratta di una strategia pericolosa, perché spesso si accompagna ad una sopravvalutazione delle conseguenze del fallimento o alla cosiddetta Sindrome dell’Impostore, tipica di chi non si ritiene all’altezza di un compito assegnato e cerca quindi di “strafare” per soddisfare requisiti che spesso sono solo immaginari.

La precrastinazione si presenta soprattutto quando non pensiamo di avere le carte in regola per “sfondare” o per essere competitivi nel mercato.
La conseguenza è la stessa della procrastinazione: farci perdere tempo ed occasioni. Trovare una forte motivazione ad agire è sicuramente lo step principale per evitare questi problemi, tuttavia può non bastare.

Pensaci bene: tutti sanno che fumare è sbagliato, eppure quanto è difficile smettere? Questo succede perché il cervello costruisce delle mappe neurali per ogni comportamento che viene ripetuto, il cui scopo è fare in modo che tali comportamenti siano sempre più efficaci. E questo a prescindere da loro essere giusti o sbagliati! Per questo motivo se è vero che è comunque possibile che una fortissima motivazione ci spinga a cambiare all’improvviso (come la nascita di un figlio, un trauma o cambiamenti radicali nel nostro Contesto relazionale) è pur vero che nella maggior parte dei casi conviene invece agire in modo strategico, applicando tattiche precise per evitare perdite di tempo ed imparare ad agire subito.

Questi due comportamenti sono, a tutti gli effetti, un problema di gestione del tempo. Ma cosa significa, in pratica, gestire il tempo? Semplice: significa imparare a determinare le priorità e pianificare attentamente i propri impegni.

Quante volte capita di dedicare tante energie in un’attività, spesso anche per settimane, per poi scoprire che quanto abbiamo ottenuto non è abbastanza, o peggio, non è necessario? È un tipo di situazione che può portare una persona a vivere un forte stato di demotivazione, che nel tempo può portare ad avere una pessima percezione di se stessi. Per fortuna esiste uno strumento con cui imparare a definire in modo efficiente le proprie priorità: la matrice di Eisenhower.

Questo strumento, come si evince dal nome, nasce da una frase pronunciata dal presidente degli Stati Uniti, ovvero “Ciò che è urgente non è mai importante, ciò che è importante non è mai urgente”.Sulla base di questa definizione è stato dunque sviluppato questo tool che si basa su una classificazione semplice ma di grande impatto.

Gli impegni si dividono in 4 categorie, ovvero:

1. Crisi: indica un impegno che è Urgente ed Importante. In genere questo tipo di impegni dovrebbe essere risolto quanto prima.
2. Qualità: impegno che non è Urgente ma è Importante. Sono quegli impegni legati ai nostri obiettivi di business o personali più importanti, che ci definiscono. Spesso legati alla nostra Vision, gli impegni di tipo “Qualità” non dovrebbero mai essere messi da parte ed influenzano anche il modo in cui definiamo tutti gli altri.
3. Inganno: con questo termine indichiamo quegli impegni che risultano Urgenti ma non sono Importanti. Sembrerà incredibile ma passiamo la maggior parte della nostra vita dietro questi inganni, che spesso ci portano a sprecare le nostre energie ed il nostro tempo.
4. Spreco: impegni che non urgenti e neanche importanti. Eppure, sono quei comportamenti che occupano la maggior parte delle nostre giornate. Attività come guardare la tv o stare sui Social Media non sono sbagliate, ma prova a calcolare quante ore passi in una giornata a farlo e chiediti… quante cose avresti potuto fare, invece di guardare l’ennesimo episodio di un telefilm?

La matrice di Eisenhower è molto utile come strumento per pianificare i tuoi impegni, ma non solo: ragionare su cosa sia Importante per te aiuterà a definire chiaramente le priorità ed è questo filtro a dover essere sempre presente quando scegli cosa vuoi fare oggi, domani, o per la prossima settimana.

Ma poi, una volta stabilito questo, c’è la vera sfida: agire.
Spesso la paura di sbagliare ti porta a rimandare (procrastinazione) o a impegnarti troppo e finire le energie troppo presto (precrastinazione). Vediamo allora quali strategie puoi usare per evitare questi due problemi.

Tutti noi siamo abituati a fare liste delle cose da fare. Si tratta di uno strumento essenziale quando vogliamo costruire progetti e pianificare al meglio il nostro tempo.

Tuttavia non è l’unico approccio possibile e potrebbe non essere adatto a tutti. Per alcune persone una lista delle cose da fare può rivelarsi infatti fonte di ansia e problemi, perché porta a focalizzarsi su ciò che “ancora” manca da fare. Pensaci bene: se per caso tu non sapessi gestire il tuo tempo come potresti pianificare le tue priorità?

Sarebbe un serpente che si morde la coda!

Ricorda infatti che la gestione del tempo si accompagna sempre alla capacità di analizzare lucidamente le proprie capacità.
Per questo motivo può essere utile questa tecnica sviluppata da Greg Kerch per imparare a sviluppare il mood adatto e agire subito, ovvero la lista delle cose già fatte. Questo approccio ti spinge a creare, ogni giorno, una lista delle cose che hai fatto durante la giornata e analizzarla per capire quante di loro le hai fatte per te, quante sono frutto della tua decisione e quante invece frutto degli eventi e soprattutto rispondere alla domanda più importante: “Quante di queste cose ti avvicinano al tuo obiettivo?”.

Scrivere questa lista si rivela un ottimo strumento per iniziare ad apprezzare di più i propri risultati, che spesso sottovalutiamo, e per riflettere sulle proprie azioni, così da capire cosa è meglio continuare a fare e cosa iniziare ad eliminare progressivamente dalle proprie giornate.

Fare questo esercizio per qualche giorno può spingere la tua mente ad entrare nello stato adatto per iniziare a pianificare davvero il futuro, senza paura e senza ansia.

Le emozioni giocano un ruolo decisivo nelle nostre decisioni. Nello specifico, una delle più importanti di cui tenere conto è soprattutto la paura.

Il nostro cervello utilizza la Paura come strumento per allontanarci dalle situazioni che considera pericolose.

Se questo meccanismo funzionava egregiamente quando è nato (di nuovo, ai tempi in cui i pericoli erano molti più di quelli del presente), spesso si diverte a metterci i bastoni tra le ruote in occasione di momenti importanti e decisioni difficili.

La Paura è qualcosa che è facile considerare negativamente, eppure se canalizzata bene può aiutarti a gestire meglio il tuo tempo, evitando la procrastinazione grazie alla tecnica dell’Impegno Pubblico.

In cosa consiste?

Semplice: ti basta dichiarare a qualcuno che conosci che hai un compito da svolgere. Questo darà al tuo cervello uno stimolo preciso, ovvero la paura della vergogna che si prova quando non riusciamo a mantenere la parola.

L’impegno pubblico è uno strumento potente, che può essere poi approfondito in molti modi. Puoi ad esempio chiedere ad un amico, un collega o un familiare di non limitarsi a “ricevere” il tuo impegno.
Potresti chiedere loro di mandarti un messaggio di tanto in tanto per un check.

Più grande è la stima che provi per la persona che scegli, più importante sarà il tuo Impegno quindi mi raccomando: scegli con attenzione!
Nel suo “The Pressure Principle” Dave Alred dedica molto spazio all’influenza che la paura di sfigurare davanti agli altri ha sulle nostre decisioni.

Si tratta di un retaggio che ci portiamo dietro da sempre, ma grazie all’impegno pubblico possiamo creare un contesto in cui sbagliare non è più un problema, o peggio, una colpa: sbagliare diventa una prova che ci stiamo impegnando, davanti a persone che fanno il tifo per noi.
È poi possibile rendere ancora più divertente il tuo impegno pubblico se lo legherai ad una strategia come quella della Gamificazione.

Dave Alred

The Pressure Principle

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Con Gamificazione si intende la strategia con cui si trasportano i principi dei giochi e dei videogiochi all’interno delle attività umane.

Si tratta di una strategia efficace perché “gioca” con le motivazioni più forti di un essere umano e spinge a sviluppare una fortissima motivazione, a mantenerla costante e ad aumentare il coinvolgimento in ciò che si fa.

Quando si gioca capita spesso di perdere la cognizione del tempo e di continuare fino allo sfinimento.

Con la Gamificazione si ottiene lo stesso in un ambiente lavorativo. Ma, ed è questo il bello, le stesse tecniche possono essere usate per evitare la procrastinazione e gestire meglio il tuo tempo.
Neil Fiore parla del “divertirsi senza sensi di colpa per lavorare meglio” nel suo “Ora! Non rimandare… fare!”, lettura utilissima per comprendere cosa sia la procrastinazione ed evitarla.

Con PBL si intende l’uso di tre tecniche specifiche: Points, Badges and Leaderboards, ovvero Punti, Medaglie e Classifiche. Puoi considerare l’idea di creare premi e punizioni come feedback e assegnare ai tuoi amici (ricordi la strategia dell’impegno pubblico?) il compito di determinare se ce l’hai fatta o meno.Potresti persino coinvolgere altre persone che hanno lo stesso problema a gestire il tempo. Trasformare un compito in un gioco è un ottimo modo per non percepirlo come un obbligo e ti stimolerà a fare meglio, ad impegnarti di più.

Immagina una classifica settimanale in cui tu ed i tuoi amici vi sfidate a chi si è impegnato di più nei propri compiti, con tanto di punizioni da subire in caso di sconfitta. O pensa allo scegliere come premio un set di oggetti, di cui potrai ottenerne uno per ogni tuo successo. Trasformeresti il tuo compito in una sfida con cui continuare ad accumulare premi.E chi vorrebbe mai procrastinare una vittoria?

Neil Fiore

Ora! Non rimandare…fare!

Come passare dalla procrastinazione alla produzione di qualità

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Un’altra tecnica molto particolare che aiuta ad evitare la procrastinazione è l’effetto Zeigarnik.

Questo è il nome della psicologa che per prima ha scoperto questa particolarità del nostro cervello: il suo ricordare più facilmente i compiti lasciati in sospeso.
Il cervello detesta le cose lasciate a metà e puoi usare questo a tuo vantaggio.Invece di pensare al tuo impegno come ad un compito in sé, prova a “spezzarlo” in due (o persino tre), facendo in modo che il primo “mini” compito sia molto semplice. Questo porterà il tuo cervello ad attivare l’effetto Zeigarnik, grazie al quale vorrà cercare di completare per eliminare il senso di fastidio che si prova dal lasciare le cose in sospeso. Questo trucco può essere usato anche per gestire meglio la sveglia al mattino. Il segreto?

Mettere una sveglia la sera prima di andare a dormire per ricordarti che al mattino dovrai svegliarti presto per lavorare o studiare.
Un ottimo uso dell’effetto Zeigarnik per gestire al meglio la tua sveglia!

L’ultima tecnica che ti proponiamo è anche la più semplice… inizia!
Sembrerà banale ma il problema, nella maggior parte dei casi, sta solo nel cominciare. Molto spesso basta compiere il primo passo per prendere lo slancio giusto.

Tuttavia compiere questa decisione è più difficile di quanto si pensi.
Come spiega MJ DeMarco nel suo “Unscripted” viviamo la nostra vita seguendo un preciso copione comportamentale, come fosse un’opera teatrale, o un film.
Deviare da questo copione significa dunque andare contro il corso naturale degli eventi, come dovrebbero andare le cose ma ricorda cosa diciamo sin dall’inizio: il nostro cervello vuole solo evitare di farci stare male, di affrontare il dolore di una sconfitta o di un fallimento. Ogni volta che iniziamo una nuova sfida c’è sempre la possibilità di perdere, per quanto ci impegnamo, e quindi la soluzione più efficace è solo una: rimandare!
Ma proprio per questo motivo, una volta che abbiamo iniziato il nostro impegno e siamo “sopravvissuti”, la tendenza a procrastinare potrebbe finire.

Una volta superata la paura del mettersi in gioco si attivano tutte le altre strategie di cui abbiamo parlato:

• La possibilità di creare una lista delle cose già fatte, per costruire una base motivante con cui continuare ad agire.
• La possibilità di gamificare i nostri impegni con l’impegno pubblico ed il coinvolgimento di amici e collaboratori.
• L’effetto Zeigarnik, che si attiverà per aver iniziato ma non aver concluso un impegno.

Il segreto sta dunque nell’accettare che ogni decisione che tu scegli di prendere non è mai una questione di bianco o nero, vincere o fallire.
Ogni tua decisione è più simile ad un percorso da vivere in libertà.
Conoscere la direzione aiuta, ma è importante capire che puoi sempre tornare sui tuoi passi, cambiare strada, provare una scorciatoia, fare una pausa, ripartire.
Puoi fare tutto ciò che vuoi. Ma l’importante è solo compiere quel primo, importantissimo, passo.

MJ DeMarco

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