Comprendere il significato dell’espressione comunicazione efficace
La comunicazione è l’attività di trasmissione di senso e contenuti tra simili che, nel caso dell’uomo, avviene tanto attraverso le parole che attraverso i comportamenti, ovvero tutta la gamma di azioni percepibili all’esterno. Vale la pena notare come soprattutto la parte della comunicazione che non passa attraverso le parole sia quella che, lo si voglia o meno, giunge agli altri anche prescindendo da una chiara volontà in tal senso. Ecco che – lo vedremo più avanti – essere padroni di tutto ciò che comunica l’atteggiamento è fondamentale per far arrivare il messaggio giusto senza essere fraintesi. Non meno insidiose, però, possono essere le parole che pure hanno un loro significato letterale ed una loro ben chiara definizione. Ciononostante, le sfumature di significato che i termini possono assumere in una conversazione sono molteplici ed è per questo che padroneggiare sia linguaggio che comportamento sono abilità che vanno di pari passo e si potenziano contribuendo a creare, attraverso la pratica, una comunicazione efficace. Esploriamo assieme di cosa si tratta.
Comunicazione verbale e non verbale
La definizione di comunicazione efficace è, quindi, l’atto di comunicare in modo finalizzato ad una effettiva comprensione da parte dell’interlocutore del messaggio esatto che si vuole trasmettere.
Lo sforzo ed il desiderio di essere compresi, infatti, vengono spesso frustrati dall’incapacità di interpretare i fattori che influenzeranno la conversazione finendo inevitabilmente per determinarne la deviazione dall’obiettivo desiderato. Il contesto, l’emotività degli interlocutori ma anche il loro passato e la loro provenienza sociale, culturale e linguistica, la loro condizione presente ed il fine cui tende la comunicazione sono solo alcuni di questi fattori e chi vuole essere sicuro di far passare correttamente il proprio messaggio deve imparare a riconoscerli per adattare il proprio stile comunicativo ai diversi contesti.
Per spiegare chiaramente questo processo bisogna comprendere che, quando esprimiamo un concetto, questo si è formato nella nostra mente in un certo modo e abbiamo dovuto scegliere determinate parole per trasmetterlo: abbiamo cioè codificato un messaggio. Il nostro interlocutore, a sua volta, dovrà decodificarlo e, cioè, partire da ciò che gli abbiamo comunicato per ricostruire nella propria mente un concetto o un’immagine. Il fraintendimento avviene quando non teniamo in considerazione i fattori che possono influire sull’operazione di decodificazione e comprensione del messaggio da parte dell’interlocutore. Per comprendere tali fattori la sola soluzione è ascoltare e osservare. Ciò faciliterà anche un clima di distensione nel quale, sentendosi il nostro interlocutore a proprio agio e considerato adeguatamente, il clima si distenderà divenendo collaborativo e almeno alcune barriere emotive o legate al contesto cadranno lasciando spazio alla comprensione reciproca.
Attenzione, però, a non compiere sforzi interpretativi vani e ossessivi: è vero che non tutto, nei rapporti interpersonali, passa attraverso la comunicazione verbale ma è anche vero che le parole continuano per gli esseri umani ad avere un ruolo preponderante. Certo, oltre alle parole dovranno essere curati il modo di parlare o il tono (comunicazione para-verbale) ed il comportamento o la gestualità corporea (comunicazione non verbale). Tuttavia non esiste una formula fissa per stabilire quanta parte del messaggio passerà dalle parole e quanta parte dal tono o dallo sguardo e impegnarsi a gestirlo o comprenderlo in modo matematico non farà altro che allontanare da quanto di più essenziale per comunicare: concentrazione ed ascolto. Non solo: soprattutto in contesti formali o tecnici la scelta accurata delle parole continuerà ad essere di primaria importanza e il resto potrà solo facilitare o migliorare il passaggio dei contenuti ma non li sostituirà neppure parzialmente. In contesti meno istituzionali o in caso di argomenti personali, certo il linguaggio del corpo e l’atteggiamento giocheranno un ruolo più importante ma in questo caso, allora, attenzione a non farsi fraintendere o fraintendere affidando troppa parte del messaggio a questi aspetti sfuggenti. La lettura delle emozioni attraverso la gestualità corporea, infatti, non è una scienza esatta e le branche della psicologia che si occupano anche di comunicazione efficace tendono a studiare tali aspetti come elementi di un quadro più ampio, indici sintomatici e probabilistici, mai regole fisse! Il linguaggio non verbale assume significato, in altre parole, all’interno di un contesto di studio della personalità o della dinamica relazionale o anche solo della dinamica comunicativa ma non è in alcun modo vero, per esempio, che un atteggiamento nervoso sia sempre sintomo di menzogna o che le braccia conserte abbiano a che fare immancabilmente con una reazione di chiusura al nostro messaggio.
Comunicazione efficace e ascolto attivo sono abilità strettamente collegate
Passo fondamentale sulla via di una comunicazione efficace e persuasiva è l’ascolto dell’interlocutore: comprenderne o conoscerne il punto di vista permette, infatti, di adeguare il messaggio sia dal punto di vista linguistico che del comportamento in modo da farlo giungere a destinazione senza fraintendimenti.
Ecco che l’ascolto diviene parte attiva – e non meramente passiva – della comunicazione efficace e costituisce la premessa per poi padroneggiare le tecniche comunicative. L’ascolto attivo aiuterà anche distinguere tra ciò che ci viene comunicato e ciò che vi abbiamo sovrapposto in termini di interpretazione, probabilmente senza neppure lontanamente rendercene conto. Ascoltare attivamente, infatti, significa assumere il punto di vista di chi parla e non meramente sentire cosa dice.
Il processo descritto di ascolto attivo volto alla comunicazione efficace è circolare e permette a ciascuno di imparare a riconoscere anche nelle proprie esternazioni ciò che egli stesso trasmette, offrendo un messaggio in modo ottimale e riducendo il rischio che questo sia frainteso per carenze nell’organizzazione del discorso o per l’influenza di altri fattori.
Ascoltare e comunicare, ad un primo sguardo sembrano due azioni antitetiche e comunque non conciliabili. In realtà sono profondamente interdipendenti e la riuscita di una ha una immediata ricaduta sull’altra. Che si debba partire dall’ascoltare per poi comunicare adeguatamente o che si debba essere in grado di ricevere un riscontro successivo ad una comunicazione, in ogni caso non vi è interazione e possibilità di far passare il messaggio che si vuole portare in modo adeguato senza la disposizione ad assumere il punto di vista dell’interlocutore (o della platea di interlocutori) e senza adottare uno stile comunicativo che sia adeguato a chi si ha davanti.
Se vuoi approfondire, in questo articolo puoi trovare alcuni suggerimenti di lettura sull'ascolto attivo: Ascolto attivo: 5 libri per comprenderlo e praticarlo
La comunicazione efficace applicata ai diversi contesti
La comunicazione è la chiave di volta che tiene in piedi l’universo delle relazioni di ogni sorta: lavorative, sentimentali, familiari. Ecco che adottare una comunicazione efficace sul lavoro così come in qualsiasi ambiente di interazione umana, è una capacità fondamentale, con ricadute positive sul benessere e sul successo personale.
Comunicare efficacemente contribuirà a migliorare le relazioni in molti ambiti, tanto lavorativi che personali. Che si tratti di familiari, amici o colleghi, tutti hanno sperimentato la frustrazione di rimanere incompresi o, peggio, del tutto fraintesi nelle proprie intenzioni o ragioni e comunicare efficacemente potrà ridurre al minimo questi incidenti. Tuttavia, ci sono ambiti di applicazione della comunicazione efficace che meritano particolare attenzione. Il riferimento è a tutti quei settori in cui attraverso la comunicazione passano concetti funzionali ad un obiettivo: attirare clienti, mediare conflitti, trasmettere all’esterno e con chiarezza una precisa immagine aziendale, insegnare e formare. Rispetto ad ognuno di questi settori esiste la possibilità di sviluppare tecniche specifiche, su misura per l’obiettivo comunicativo.
Tra i professionisti che avranno maggiore interesse ad acquisire competenze in tema di comunicazione efficace vi saranno tipicamente tutti coloro che lavorano al pubblico ma anche coloro che devono posizionare adeguatamente un prodotto sul mercato e captare clientela per incrementare le vendite. Immancabile, per chi lavora in questo settore, il libro Dan S. Kennedy, vera e propria leggenda del mondo del marketing, intitolato nientemeno che Speak to Sell! Dedicato a chi intende incrementare le proprie vendite, soprattutto tra i piccoli e medi imprenditori, contiene esercizi per la comunicazione efficace che puntano soprattutto al miglioramento della capacità di parlare in pubblico e, più in generale, ad una comunicazione efficace con il cliente. Ben spendibile per migliorare la comunicazione efficace in azienda anche il libro di Dale Breckenridge Carnegie Come parlare in pubblico e convincere gli altri. Sono innumerevoli, infatti, le occasioni in cui sfruttare la comunicazione efficace sul lavoro per esporre più chiaramente ai colleghi un progetto, parlare chiaramente nel corso di una riunione, mettere adeguatamente in luce i risultati duramente raggiunti o, semplicemente, creare una buona squadra tra colleghi.
La comunicazione efficace nella relazione professionale, infatti, è tra le doti più importanti e sempre più richieste come soft skill dalle aziende di ogni settore. A parità di competenze tecniche specifiche, infatti, il professionista in grado di trasmettere in modo sereno ma assertivo ed effettivo i messaggi ai propri colleghi contribuirà a creare un clima generale più disteso, a non far mai bloccare il flusso di informazioni tra i diversi livelli e soggetti coinvolti nei processi e a rendere più proficuo e piacevole il lavoro di tutti quanti.
Infine, la comunicazione efficace a scuola dovrebbe avere un suo spazio, soprattutto dal punto di vista dell’insegnante che, per favorire il messaggio di apprendimento, dovrà tenere in conto diversi fattori, soprattutto emotivi, caratteristici dell’adolescenza in generale e di ciascuno studente in particolare. Sempre più la pedagogia moderna insegna che solo stimolando i centri cerebrali deputati all’emotività si avranno risultati di apprendimento duraturi ed esperienze più gratificanti.
Per approfondire l'argomento e avere alcuni suggerimenti di lettura, leggi il nostro articolo Comunicazione efficace: i 4 libri per comunicare meglio.
Trasformarsi in un oratore e venditore di successo 17 min
Speak to Sell
Quando una comunicazione è efficace: alcuni consigli ed esempi per comunicare efficacemente
Migliorare le proprie capacità non dovrebbe spaventare né sembrare impossibile e il metodo migliore per ridimensionare la portata della sfida è quello di fornire alcuni esempi di messaggi trasmessi in modo efficace. Potranno non venirvi spontanei all’inizio ma col tempo apprenderete a fare vostre le nuove modalità.
Tra le prime raccomandazioni vi è quella di partire sempre da voi stessi: nel formulare un messaggio non iniziate mai dicendo “tu” e attribuendo all’altro pensieri o parole che, in realtà, non ha detto.
Invece di dire “tu mi trattieni sempre molto al telefono” provate a riformulare dicendo “io non amo molto le conversazioni telefoniche lunghe e preferisco poterti incontrare di persona”. In altre parole, bisogna cerca di prendere su di sé la responsabilità delle proprie emozioni e sensazioni senza scaricarle sull’altro ma trasmettendogliele. Ciò favorirà anche una maggiore collaborazione.
Ricapitolando, quale che sia l’ambito comunicativo, alcuni capisaldi sono identici in ogni settore. Ecco i principi base sempre validi:
- non esiste una “non comunicazione”. Esiste, semmai, una comunicazione non verbale ma anche questa ha i suoi codici e trasmette, pur in modo più approssimativo, significato;
- la maggior parte delle volte è nelle possibilità di chi parla adottare uno stile di comunicazione migliore e più efficace rispetto allo scopo che si prefigge;
- La comunicazione efficace, nella misura in cui dipende da chi vuole trasmettere un messaggio, è un’abilità che si acquisisce ed affina con la pratica;
- la comunicazione è un processo di interpretazione. Comunicare efficacemente significa conoscere i processi interpretativi cui sarà sottoposta la comunicazione per far passare adeguatamente il messaggio;
- l’ascolto attivo è alla base di qualunque buona comunicazione e nessuna tecnica oratoria potrà rimpiazzarlo.
Non è mai abbastanza importante ripetere che imparare a comunicare efficacemente è un’abilità e come tale si apprende e perfeziona. Certo, la psicologia della comunicazione efficace potrebbe entrare in campo se ad impedire lo scambio ci siano delle barriere personali e non del tutto fisiologiche che impediscono empatia e comprensione necessari per la comunicazione. Fuori da questi casi, però, potrete cimentarvi con buoni risultati a migliorare le vostre abilità comunicative seguendo i consigli esposti nei moltissimi libri sulla comunicazione efficace proposti dal catalogo 4books e davvero adatti a soddisfare ogni esigenza.