Ottava parola: Agenda

Il nostro viaggio nelle parole dell’organizzazione sta per concludersi.

Ma non prima di aver affrontato un ultimo e importante argomento. Gli strumenti organizzativi.

Potrebbe sembrare strano che io sia arrivata a parlare di strumenti solo nei due episodi finali.

Quando si affrontano tematiche come organizzazione personale, produttività e gestione del tempo spesso gli strumenti vengono prima. Anzi, a volte si parla solo ed esclusivamente di strumenti.

E onestamente penso che questo sia un errore.

Gli strumenti sono parte essenziale della ricetta dell’organizzazione.

Ma spero di averti mostrato attraverso gli argomenti affrontati nelle puntate precedenti che non sono gli unici e soprattutto che non sono i primi su cui ragionare.

Perché se manca la consapevolezza di come gestisci il tuo tempo ora, o non conosci il tuo ritmo, i picchi e i cali di energia con il cronotipo, ecco che il rischio è quello di utilizzare tool poco adatti, in modo poco efficace.

Ora però non resta che iniziare a conoscere più da vicino gli strumenti che ritengo fondamentali per la tua organizzazione personale.

Sono solo due. Sì, perché non serve tanto per riprendere il controllo delle tue cose.

Scopriamoli insieme con altre due parole dell’organizzazione.

Per come la vedo io, a livello di strumenti, l’organizzazione parte dal calendario.

Che sia un’agenda o un Google Calendar poco importa: il tuo calendario è il punto di partenza di tutta la tua pianificazione.

E in questi quasi 8 anni di consulenze sull’organizzazione personale ho potuto osservare come, prima di ogni lista, prima di ogni app, ci deve essere lui.

Ripartiamo ancora una volta dalla definizione della parola.

Il vocabolario Treccani definisce il calendario come “un sistema convenzionale di divisione del tempo”.

Il calendario infatti non è solo un oggetto fisico.

Il calendario è un insieme di regole, di convenzioni utilizzate da tutti, per suddividere il tempo.

La distinzione è molto importante perché descrive benissimo uno dei principali errori che si fanno nel tentativo di imparare ad organizzarsi da soli.

L’errore è questo: concentrarsi esclusivamente sullo strumento, senza interrogarsi prima sulla funzione che quello strumento dovrebbe avere per noi, sugli obiettivi che intendiamo raggiungere con il suo utilizzo.

L’agenda cartacea, il calendario da appendere al muro che ci regala la farmacia, Google Calendar sono tutti tipi di calendario.

Ma quale scegliere?

Prima di rispondere è importante capire quali sono le funzioni del calendario e per quali informazioni è lo strumento di gestione perfetto.

Da definizione, il calendario suddivide, in forma convenzionale, il nostro tempo e lo fa articolando gli anni in mesi, in settimane, in giorni e in ore.

Tutti i calendari svolgono questa funzione. E qui ci si dovrebbe fermare, per avere un uso efficiente dello strumento.

Mi spiego meglio.

All’interno del calendario dovresti inserire solo ed esclusivamente tutte quelle attività che hanno un preciso riferimento temporale, come ad esempio:

• gli appuntamenti, eventi in un preciso giorno, ad una precisa ora;
• scadenze e ogni tipo di promemoria che ricordi che una certa attività deve essere eseguita entro una determinata data;
• oppure ancora periodi di tempo prolungato che impattano sulle nostre attività (ad esempio, la settimana di ferie in cui sarai assente dal lavoro o le giornate in cui è chiusa la scuola di tuo figlio)

Tutto il resto non deve essere riportato sul calendario perchè potrebbe creare confusione.

Le singole attività (per intenderci quello che è scritto nella nostra to do list) che possono essere svolte oggi come domani, non hanno motivo di essere inserite in calendario in quanto non hanno uno specifico riferimento temporale.

Lo vedremo più nel dettaglio nella prossima puntata dedicata alle liste ma provo ad anticipare una tua domanda.

Ma se fra le cose da fare ci sono attività più urgenti di altre che devono assolutamente essere fatte oggi? 

Queste resteranno comunque all’interno delle liste ma guadagnano il livello massimo di priorità (che potrebbe essere indicato con un codice colore, con i numeri 123 o in altro modo).

Ne parleremo bene nel prossimo episodio, dove scoprirai che non esiste solo la to-do-list ma tutta una serie di tipologie diverse di liste che rispondono proprio a questo tipo di esigenze.

Quindi a cosa serve precisamente il calendario?

Il calendario è lo strumento da cui partire per pianificare le tue attività quotidiane.

È la prima cosa da guardare al termine della giornata per organizzare quella successiva.

Deve garantire una visione chiara di come si svolgerà il giorno.

Deve chiarire quali slot di tempo sono già impegnati in appuntamenti e quali scadenze sono più urgenti: tutto il tempo che resta libero da appuntamenti già fissati sarà quello da dedicare alle cose da fare, dando loro un ordine di priorità.

Domani hai ben 3 ore libere? Ottimo. Potresti pensare di pianificare lavori di scrittura o di strategia, che ti richiedono più tempo ed energie mentali.

E se la giornata è invece piena di appuntamenti e ti restano solo manciate di 10 minuti liberi qua e là? Allora potresti pensare a inserire nella tua to do list del giorno due o tre delle telefonate che hai lasciato indietro nell’ultima settimana.

Ma ora veniamo alla scelta dello strumento più adatto a te. 

Come prima cosa, devi fidarti del tuo calendario.

Devi scegliere uno strumento facile da usare e che ti fa sentire bene.

Agenda cartacea o calendario digitale, sono entrambi ottimi strumenti se usati come ti ho spiegato. Ovvero solo per attività con specifico riferimento temporale.

Per scegliere uno o l’altro, cerca di capire come ti comporti nel lavoro e nella vita, quali sono le tue esigenze. Ti faccio alcune domande. 

Puoi prendere nota delle risposte su un foglio di carta o sulle note del telefono.

Lavori principalmente in solitudine e non c'è nessuno in particolare che ha bisogno di conoscere i tuoi movimenti?

Ami scrivere e ti senti più sicuro o sicura nel prendere l’appunto di un incontro con la penna che non digitando sulla tastiera?

È per te importante essere veloce nel prendere nota di un appuntamento? Magari perché il cliente successivo aspetta fuori dalla porta?

Ami avere uno strumento unico, fisico, che raccolga altri stimoli che ti arrivano dal mondo esterno (appunti, idee, brochure e fotocopie)?

Se hai risposto sì ad alcune o tutte queste domande, lo strumento più adatto a te è con buona probabilità un’agenda cartacea.

E poi ci sono i calendari digitali.

Calendario di iPhone, calendario di Outlook e Google Calendar sono i più utilizzati.

Il calendario digitale ha un paio di vantaggi rispetto a quello cartaceo che, personalmente, me lo fanno preferire, ma ricordati, si impara l’organizzazione e la si mantiene solo utilizzando strumenti che ci risultano facili e piacevoli da usare.

Se ami il cartaceo e ti fidi della tua agenda, non forzarti al digitale a meno che non ci sia una necessità diversa.

Ti faccio ora alcune domande per capire se il calendario digitale si adatta meglio alla tua situazione.

Hai bisogno di mettere a conoscenza altre persone dei tuoi spostamenti? Ad esempio colleghi, collaboratori, clienti, famigliari?

Con il calendario digitale questo è molto facile.

Hai esigenza di creare più di un calendario e di condividerlo con persone diverse? Ad esempio uno per la gestione dei figli condiviso in famiglia e uno del lavoro condiviso con il tuo assistente?

Per esempio io che uso Google Calendar ho un calendario di casa condiviso con il mio compagno, ma le scadenze del mio piano editoriale lui non le vede.

Le scadenze dei pagamenti degli F24 invece sono condivise tra me e il commercialista.

Un’altra domanda: ti sposti e viaggi molto per lavoro?

Se hai risposto sì, anche in questo caso il calendario digitale rappresenta un vantaggio perché si trova sincronizzato su tutti i dispositivi.

Spero che queste domande ti siano risultate utili per scegliere lo strumento più adatto alla tua situazione.

La lettura che ti consiglio in conclusione di questo episodio è “When” di Daniel Pink.

Purtroppo ad oggi non ho ancora trovato un libro che affronti il tema del calendario con un approccio pratico e operativo, di quelli che piacciono a me. Viene nominato un po’ dappertutto ma mai in profondità.

Per questo motivo colgo l’occasione per segnalarti un libro che non parla di questo strumento ma parla di tempismo, ovvero di quando facciamo le cose.

È un approccio diverso alla classica gestione del tempo e ho trovato numerosi spunti pratici di riflessione sulla pianificazione. Compreso il cronotipo di cui abbiamo già parlato.

“When” non parla solo di tempo, ma di tempistiche e di tempismo, ovvero di “quando” fare le cose. 

Infine vorrei darti ancora tre brevi consigli per inserire l’uso del calendario nella tua routine quotidiana.

Primo. Tieni sempre il calendario a portata di mano.

Un calendario digitale facilita questo aspetto ma anche un’agenda cartacea può funzionare altrettanto bene. Basta che tu ce l’abbia sempre in borsa con te.

Avere a portata di mano il calendario serve sia per la compilazione di nuovi appuntamenti che per la consultazione. Ti da sempre e in un attimo, la visione completa della struttura della tua settimana. 

Che tra l’altro, è la vista che generalmente consiglio di utilizzare. 

Il giorno è troppo limitato e il mese troppo grande. La vista settimanale di solito è perfetta.

Secondo suggerimento. Il calendario detta il ritmo della tua giornata.

Immaginalo come la struttura a scaffali di una libreria o l’organizzazione interna di un armadio.

In base allo spazio a tua disposizione (ovvero quanti scaffali ci sono?) ti puoi fare un’idea abbastanza chiara di quanti libri potrai disporvi. Nella metafora, i libri sono tutte le altre cose da fare che possono essere svolte in una specifica giornata.

Gli impegni presi con il mondo esterno (ovvero le attività da registrare sul calendario) sono, tutto sommato, abbastanza semplici da gestire.

Solitamente vengono registrati su spazi vuoti e quindi non richiedono grosse decisioni: confermi un appuntamento con un cliente se sai che quel giorno o quello slot di tempo è libero.

Hanno un orario di inizio e un orario di fine. Risultano pertanto circoscritti nella giornata e i confini sono abbastanza semplici da tracciare.

Molto spesso, una volta fissati, restano fermi lì – eccetto eventuali imprevisti o variazioni dell’ultimo minuto, che però sono più frequenti nelle liste che nel calendario.

Il calendario è lo strumento organizzativo meno soggetto a instabilità ed è quindi abbastanza “sicuro” partire da lì per una pianificazione affidabile e realistica.

Ogni mattina affronta la tua giornata avendo bene in mente la struttura e osservando il tuo calendario in caso di smarrimento.

Il calendario è la bussola che ti da la direzione.

Infine un ultimo suggerimento.

Il calendario è quello che ti permette di creare la tua lista di cose da fare.

Lo avrai già sentito dire: fare una breve lista delle priorità da fare il giorno dopo alleggerisce il carico mentale e ti permette di partire focalizzato sulle cose più importanti il giorno dopo.

Ma una lista delle cose da fare la crei solo se hai piena consapevolezza dello spazio rimasto a disposizione negli “scaffali del tuo tempo”, come si diceva prima.

Difficilmente potrai pensare di scrivere tre lunghi preventivi in una giornata in cui hai due riunioni con clienti al mattino e tre telefonate con fornitori il pomeriggio.

Nella pianificazione, il calendario è sempre e comunque il primo strumento da tenere in considerazione.

Tolti gli impegni fissati, quanto tempo ti resta? Quali spazi vuoti possono essere riempiti?

Sono spazi abbastanza ampi da permetterti di dedicarti a compiti complessi oppure hai solo delle fasce di tempo ridottissime in cui al massimo potrai inviare qualche mail?

Ecco perché il calendario è il punto di partenza della tua organizzazione personale. Solo dopo arrivano le liste.

Ma ne parliamo nel prossimo episodio.