Terza parola: Imprevisto

“Io mi organizzo bene nel mio lavoro, ma poi il problema è che arriva sempre un qualche imprevisto a scombinare i miei piani…”

Se avessi ricevuto 1€ ogni volta che ho sentito pronunciare questa frase avrei già comprato un biglietto di sola andata per i Caraibi.

E la parola dell’organizzazione sulla quale voglio riflettere insieme a te in questo episodio del podcast è proprio IMPREVISTO.

Partiamo dal significato letterale.

L’imprevisto è qualcosa che non è possibile prevedere, che non possiamo vedere prima che accada.

E proprio da questa definizione nascono due riflessioni che voglio condividere con te.

La prima: si può evitare l’imprevisto?

Rispondere è molto facile. No. Ma tra un attimo ne parliamo meglio.

La seconda domanda è invece questa: è davvero tutto “imprevisto” o esistono degli “imprevisti prevedibili” come cantava Meg dei 99 Posse?

Ma procediamo con ordine.

L’imprevisto esiste. 

Ci sarà sempre. Non possiamo eliminarlo dall’equazione quando si affrontano temi come l’organizzazione personale, la pianificazione e la gestione del tempo. Mentirei se ti dicessi che una buona organizzazione risolve alla radice il problema dell’imprevisto.

Quello che è invece necessario fare è cambiare approccio e mentalità quando si parla di un cambiamento più o meno improvviso dei propri piani originali.

Infatti, per come la vedo io, dobbiamo necessariamente mettere da parte, anzi, ancora meglio, abbandonare del tutto, l’idea che l’organizzazione sia creare un piano e rispettarlo dalla A alla Z, passando per B, C, D, E, ecc. in quest'ordine. 

L’imprevisto fa parte del gioco: bisogna imparare ad accettarlo, a conoscerlo e a farci i conti in una gestione flessibile della propria organizzazione.

E questa, flessibilità, è un’altra parola chiave dell’organizzazione 

…che non ho voluto usare come titolo di questa puntata, altrimenti avrei svelato tutte le mie carte, non credi?

Abbiamo detto, nell’episodio precedente, che l’organizzazione, per essere davvero efficace, deve essere personalizzata.

Deve tenere in conto delle caratteristiche uniche di ogni persona, di ogni mestiere, di ogni contesto di vita e lavoro.

Ma un’organizzazione personalizzata non basta per funzionare bene.

L’organizzazione deve essere anche flessibile, ovvero deve essere un sistema che può adattarsi di fronte al cambiamento.

Che cos’è dopotutto l’imprevisto se non un cambiamento su base giornaliera?

Il cambiamento è una costante delle nostre vite, private e lavorative.

Pensa anche solo a cosa è successo nel 2020 con il primo lockdown durante la pandemia scatenata dalla diffusione del coronavirus.

Da un giorno all’altro, anche chi era abituato a recarsi in ufficio tutti i giorni, si è trovato o trovata a lavorare da casa, a volte con connessioni internet deboli, nessuno spazio da poter adibire a ufficio e con gli strumenti digitali da condividere con la DAD dei figli. Un vero disastro da gestire senza la pianificazione necessaria a un cambiamento di questa portata.

Poi per fortuna non ci sono solo stravolgimenti e cambiamenti di questo tipo, ma diciamocelo: non è che una banale febbre, per quanto leggera, sia meno di intralcio. Pensa se la prende la tua bimba o il tuo bimbo, che non può andare all’asilo e obbliga te a cercare nonni o babysitter per permetterti di andare comunque a lavorare (se va bene) o a rinunciare del tutto alla giornata in ufficio (se va male).

E potrei andare avanti all’infinito a condividere con te piccoli e grandi imprevisti di tutti i giorni ma so già che mentre stai ascoltando te ne saranno venuti in mente altre decine.

Ecco quindi che capisci come un’organizzazione troppo rigida è controproducente e a volte persino dannosa.

Ti lega, ti mette in condizione di dover affrontare il cambiamento con un macigno sul cuore e l’idea di non essere brava o bravo abbastanza a pianificare. 

L’approccio che ti invito ad avere con la tua organizzazione personale è quello creativo di un compositore di musica. 

La musica è fatta da 7 note, sono gli elementi base. Ma come questi vengono combinati è tutta questione di abilità e creatività del compositore.

Anche nell’organizzazione ci sono, secondo me, degli elementi base (non proprio sette, e di alcuni parliamo anche in questo podcast) ma la combinazione di questi varia moltissimo ed è un’abilità che si allena con il tempo.

Per cui ripeti insieme a me: l’organizzazione che funziona è flessibile.

Se l’organizzazione diventa una gabbia, allora smette di funzionare ed è arrivato il momento di una revisione.

Ma torniamo all’oggetto di questo episodio, l’imprevisto, e alla seconda domanda che ho lasciato in sospeso. 

Ma davvero l’imprevisto è sempre imprevedibile?

Te lo dico sinceramente. Secondo me no.

O meglio. 

Esistono imprevisti prevedibili ma è il momento in cui si manifestano che può essere soggetto al caso o al fato.

Se analizziamo i nostri casi con onestà, ci renderemo conto che forse così imprevedibili non sono e forse qualcosa in nostro potere su cui lavorare c’è.

Ti faccio un esempio.

Ripensa un attimo alla situazione di prima. Abbiamo un papà con il bimbo ammalato che deve rinunciare alla riunione in ufficio con un potenziale nuovo cliente.

È un imprevisto? Certo.

Ma analizziamo meglio il caso.

È imprevedibile il fatto che un bambino si ammali lo stesso giorno di un appuntamento pianificato con un cliente? Assolutamente sì.

Ma è imprevedibile il fatto che un bambino si ammali? Non in termini assoluti.

Cosa posso fare organizzativamente parlando? 

Preparare degli scenari possibili.

Ovvero, ecco una serie di idee che posso attivare prima che l’imprevisto si manifesti:

• cercare almeno due o tre persone tra altri membri della famiglia o babysitter disponibili a cui affidare il bambino (una non basta, di fronte a una chiamata improvvisa)
• Avere un database aggiornato della situazione con quel cliente, in modo da poter assegnare anche all’ultimo la riunione a un collega (dopo un breve brief telefonico)
• Preparare i nostri clienti a incontri sia dal vivo che online: magari in un caso come questo il papà può comunque fare la riunione ma da remoto

E oltre a questo tutto quanto ti viene in mente per poter ideare un diverso scenario a fronte di un cambiamento di piano.

Insomma, essere organizzati non è avere solo un piano B, ma con il tempo allenare l’abilità di immaginare piani C, D, F e G, da attivare dopo una rapida analisi di fattibilità nella situazione specifica.

Per fare tutto questo, ci voglio consapevolezza delle proprie risorse e fluidità di utilizzo degli strumenti. E un allenamento continuo all’organizzazione personale.

Ma di consapevolezza e strumenti parleremo nei prossimi episodi.

Prima di salutarti ti lascio il consueto consiglio di lettura e un esercizio.

Il suggerimento di lettura è The Productivity Project di Chris Bailey. 

Te lo consiglio non solo per i suggerimenti, le pratiche e le abitudini organizzative che propone (numerose e valide) quanto piuttosto per l’approccio alla sperimentazione, anche quando si tratta delle proprie abilità organizzative e di gestione.

Chris Bailey è stato infatti un universitario canadese che al termine del suo percorso di studi ha rinunciato a due offerte di lavoro per dedicarsi un anno allo studio e alla sperimentazione sull’argomento che più di tutti lo affascinava: la produttività. 

Ha sperimentato davvero di tutto, anche progetti un po’ assurdi come fare binge watching su Netflix per 64 ore in due settimane e vedere come questo impattava sulla sua produttività. Ne ha scritto per un anno in un blog dal titolo “A life of productivity”, da cui poi è stato elaborato il suo primo libro. Te lo consiglio davvero.

Infine un piccolo esercizio per riflettere sul contenuto di questo episodio.

Immagina un qualsiasi imprevisto che potrebbe capitare nel tuo lavoro e poi prova a pensare nell’ultimo anno: è già successo? Quante volte? Come lo hai gestito? Avresti potuto gestirlo in modo diverso? Quanti modi ti vengono in mente ora che sei a mente fredda? 

Ti accorgerai che il vero imprevisto (non prevedibile) è raro e la maggior parte degli imprevisti può essere immaginata prima, cercando più opzioni per la sua gestione.

Prenditi un quarto d’ora di riflessione e prova a disegnare qualche scenario possibile. 

Buona esplorazione e al prossimo episodio.