Quinta parola: Tempo

Voglio leggerti una citazione dello scrittore statunitense H. Jackson Brown, Jr.

Non dire che non hai abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore in una giornata che è stato dato a Michelangelo, Pasteur, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein.

Ammetto che c’è voluto un po’ prima che ne comprendessi il vero significato.

E ti prego di tenerla a mente perché torneremo a questa citazione tra poco.

La parola dell’organizzazione che ho scelto per questa puntata è proprio TEMPO. 

Una parola che è davvero sulla bocca di tutti e di tutte.

Quante volte ti è capitato di dire non ho tempo per fare tutto quello che c’è nella mia lista di cose da fare.

Oppure, quando mancano pochi giorni prima delle ferie, che è una “corsa contro il tempo”.

Quante volte hai pensato di non avere tempo per imparare qualcosa di nuovo?

O di non averlo per dedicarti a quel progetto che ti entusiasma ma non sai se porterà da qualche parte?

Il tempo, o la sua mancanza, è una costante del nostro rapporto con il lavoro. E molto spesso l’organizzazione viene associata con la gestione del tempo.

Non che questo sia errato in assoluto.

L’organizzazione e il tempo sono sicuramente molto legati.

Ma in questo episodio vorrei provare a fare chiarezza sul rapporto che li unisce.

È abbastanza comune associare l’organizzazione personale all’utilizzo di strumenti. Ne parleremo a fondo nei prossimi episodi.

Alcuni sono cartacei, altri digitali.

Si tratta di calendari, agende, liste, project manager, app per smartphone e così via.

Gli strumenti, quegli oggetti fisici e digitali che si trovano nei nostri uffici, nei nostri telefonini o nei nostri computer fanno sicuramente parte dell’equazione dell’organizzazione personale.

Della formula, della miscela che in qualche modo rappresenta e supporta le abitudini organizzative di ognuno di noi.

In un percorso volto a migliorare la propria organizzazione personale, però, concentrarsi subito e soltanto sugli strumenti può portare fuori strada.

Perché pensando agli strumenti, tendiamo a dimenticare un altro aspetto fondamentale dell’organizzazione.

E questa seconda faccia della medaglia mi piace descriverla con la parola consapevolezza.

Essere consapevole significa essere informato di un fatto, avere coscienza di qualcosa.

Si può essere consapevoli (o meno) di un’abitudine consolidata, di un processo in essere, di una propria caratteristica personale.

Consapevolezza sembra una parola molto astratta ma quando si parla di organizzazione personale è fondamentale calare nella pratica tutto ciò che impariamo.

E la consapevolezza nell’organizzazione si raggiunge proprio grazie all’analisi che possiamo fare delle nostre abitudini e del modo in cui gestiamo le nostre risorse limitate.

Prima di ogni strumento, prima di ogni metodo, prima di ogni strategia suggerisco sempre di fare un passo indietro e di analizzare il tuo modo unico di lavorare.

Quali attività hanno per te la massima importanza?

Quanto tempo dedichi a queste e quanto a compiti meno rilevanti? 

Quali sono le distrazioni frequenti nella tua giornata? 

Come è organizzato lo spazio di lavoro ottimale per te?

Queste e altre domande simili devono rappresentare il tuo punto di partenza. 

Avere consapevolezza del proprio modo di lavorare, delle risorse a cui si ha accesso in ogni momento, è il primo passo per poter intraprendere un cambiamento nelle proprie abitudini organizzative.

Ritorniamo quindi alla parola oggetto dell’episodio.

Tempo.

E uniamola al principio della consapevolezza.

Ti dirò adesso una cosa che potrebbe sembrarti banale, ovvia.

Ma che è l’unica verità da cui dobbiamo partire per innescare un vero cambiamento nelle nostre abitudini.

Il tempo è una risorsa limitata. Una risorsa finita.

Ogni persona in questo mondo dispone di 24 ore ogni giorno, 365 giorni all’anno.

Riprendo quindi la citazione di inizio episodio.

Hai esattamente lo stesso numero di ore in una giornata che è stato dato a Michelangelo, Pasteur, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein.

Se da un lato, il pensiero di non poter avere più tempo di quello che è già a tua disposizione può essere sconfortante, dall’altro è interessante questo aspetto democratico della risorsa tempo.

Il tempo a disposizione è esattamente lo stesso per ognuno di noi.

Perché allora qualcuno riesce a ottenere più risultati mentre a te sembra sempre di essere un criceto sulla ruota? 

Che esce costantemente in ritardo dall’ufficio?

Che non ha abbastanza tempo da dedicare alle cose che ama?

Perché non è il tempo quello che ti manca.

È la capacità, e a volte il coraggio, di scegliere di fare in ogni momento la cosa giusta per te.

E allora ecco che l’organizzazione torna ad essere una preziosa alleata.

Perché è una competenza che ti può dare un grande aiuto a vedere le opzioni a tua disposizione e a fare le scelte più corrette ed efficaci, in relazione ai tuoi obiettivi.

Mi spiego meglio.

Parlare di gestione del tempo porta fuori strada perché il tempo, per definizione, non può essere gestito.

Gestire significa infatti “condurre”, “indirizzare qualcosa verso” e quel qualcosa non è il tempo ma sono le tue azioni, le scelte che fai ogni giorno. 

Tu sei il motore e lo strumento. 

Il tempo è la direzione che hai scelto, il risultato che ottieni.

A seconda delle scelte che fai potrà essere un tempo sprecato oppure efficacemente investito in qualcosa di importante per te e per i risultati che vuoi ottenere.

Sapresti dire quanto tempo impieghi a scrivere e pubblicare un documento importante per il tuo lavoro? O quanto scorrendo il feed di Instagram? 

Sapresti quantificare il tempo trascorso con la tua famiglia in una settimana? O quello per il tuo benessere e la tua crescita personale?

Conoscere come investi il tuo tempo è un passaggio fondamentale per capire come ti stai muovendo e in che direzione stai andando.

Dedichi più tempo alle attività importanti o a rispondere alle urgenze?

Devi affrontare molte perdite di tempo sul lavoro?

Vorresti dedicare più tempo a un’attività specifica ma non riesci a ritagliarti nemmeno un’ora in tutta la settimana?

Senza l’informazione, scritta nera su bianco, di come spendi il tuo tempo adesso, rispondere a domande come queste e prendere delle decisioni in merito è davvero difficile.

Ecco perchè ti consiglio un esercizio.

Compila un “diario del tempo” per alcuni giorni. Puoi farlo, anzi devi farlo, mentre vivi e lavori. Non ti serve quindi tempo extra per farlo.

Come si compipla?

Puoi usare un semplice foglio bianco diviso in colonne.

Oppure anche un foglio di calcolo come Excel.

O ancora un’app sul tuo smartphone o sul computer. Cerca quello che in gergo si chiama time tracker. Io utilizzo un’app che si chiama Toggl.

Nella pratica, scrivi, per alcuni giorni, che cosa hai fatto e da che ora a che ora.

Crea una fotografia quanto più precisa e realistica possibile dell’utilizzo che hai fatto del tuo tempo.

Puoi perfezionare il documento associando una macro categoria ad ogni attività come ad esempio riunioni o lavoro concentrato.

Oppure, se usi un foglio di calcolo o un'app puoi sfruttare una tabella pivot o i report generati automaticamente per fare le somme.

Dopo alcuni giorni, prendi il tuo esercizio di tracciamento, analizza i dati e siediti a riflettere. Il mio consiglio è di tracciare almeno 5 giorni ma massimo 10.

Il Diario del Tempo è un esercizio di consapevolezza che ti aiuta in primis a individuare le attività nelle quali spendi il tuo tempo. 

Poi a organizzarle in macro categorie per una valutazione successiva. 

Potresti, per esempio, accorgerti che dedichi troppo poco tempo all’aggiornamento e alla formazione. 

Inoltre ti aiuta a individuare degli orari in cui le tue energie fisiche e mentali sono al massimo, per sfruttarlo in una pianificazione efficace delle attività. 

Infine, è utile anche a riconoscere le tipologie di distrazioni che ti colpiscono con maggior frequenza e le fonti da cui arrivano.

Il diario del tempo è un impegno che prendi con te, allenando la costanza e l’attenzione. 

Alla fine della registrazione avrai raccolto tanti dati che ti aiuteranno a prendere delle decisioni ed eventualmente fare qualche aggiustamento nelle tue abitudini organizzative.

Se vuoi, scrivimi una volta che avrai completato l’esercizio. Mi farebbe piacere sapere se e quali osservazioni hai tratto.

Concludo come da tradizione l’episodio con un consiglio di lettura.

Diciamocelo, avrei potuto consigliarti mille e uno libri che parlano di gestione del tempo.

Ma la realtà è che tutti questi testi, per quanto ricchi di spunti pratici, contrastano con la lettura del tempo che ti ho proposto in questo podcast.

Gestire il tempo non ha senso. Il tempo è quello e tu non puoi fare nulla per cambiarlo, controllarlo, espanderlo, manipolarlo.

Non è in tuo potere. In tuo potere ci sono scelte e azioni.

Ma che cos’è davvero il tempo?

Carlo Rovelli, che è un fisico e un divulgatore scientifico, prova a spiegarlo nel suo “L’ordine del tempo” anche a noi.

Con noi intendo anche a me, quella che se arrivava alla sufficienza in fisica era un miracolo.

È un saggio molto affascinante.

Il mio augurio è che ti aiuti a spezzare le catene di questo legame con il tempo che troppo spesso distoglie la nostra attenzione da ciò che impatta davvero sulla gestione delle nostre giornate.

Un esempio tra tutti?

La gestione dell’attenzione e delle energie. 

Che saranno l’oggetto dei prossimi due episodi.

Buon proseguimento!