Quarta parola: Priorità

Priorità.

La quarta delle parole dell’organizzazione.

Pensavi sarebbe venuta fuori prima, vero?

Probabilmente sì. 

Perché quando si parla di organizzazione, gestione del tempo e pianificazione, il termine priorità è uno di quelli nominati più di frequente.

Inizio questo episodio raccontandoti una cosa curiosa che ho letto nel libro “Dritto al sodo” di Greg Mckeown.

È un libro che trovi disponibile nel catalogo di 4books e che ti consiglio di leggere, non solo per quanto ti racconto ora.

Mckewon scrive:

Il termine priority (“priorità”) è entrato nella lingua inglese nel Quattrocento. 

Era usato al singolare, per indicare “la prima cosa in assoluto", "ciò che viene prima”, ed è rimasto un sostantivo singolare per i successivi cinquecento anni. 

Solo nel Novecento si è cominciato a parlare di priorities, al plurale.

Io non lo sapevo e questa cosa mi ha colpito: se ci pensi, in italiano, non c’è questa differenza.

La parola priorità resta uguale sia al singolare che al plurale.

Sono andata così sul vocabolario per leggere l’origine della parola. È latina, deriva da “prior” che significa antecedente.

Quindi, molto semplicemente, priorità è qualcosa che viene prima di qualcos’altro. 

Pensa che in botanica la legge di priorità “stabilisce che il nome valido di un genere o di una specie è quello attribuito dal primo autore che ha descritto il genere o la specie”.

Alla luce di questa riflessione, varrebbe allora la pena chiedersi perché qualcosa dovrebbe essere messo prima di qualcos’altro.

Ci ho pensato e la prima risposta che mi sono data è: perché è più importante. 

Perché dare la priorità significa che per me quella cosa ha un valore maggiore rispetto ad altro, un significato più profondo che mi mette (o mi dovrebbe mettere) nella condizione di anticipare quell’attività, quel progetto rispetto ad altri.

Ma è davvero così?

Forse.

Ma nel nostro quotidiano c’è una fregatura.

Il concetto di “importanza”, nella vita e nel lavoro di ognuno di noi, difficilmente può essere assegnato ad una sola attività, ad un singolo progetto, ad un solo ambito.

Per esempio, per me è importante aiutare il cliente in consulenza e quindi fissare con lui o lei l’appuntamento in agenda. E ovviamente rispettare questo impegno.

Ma è altrettanto importante studiare per apprendere nuovi metodi e strumenti che, di conseguenza, renderanno il mio aiuto sempre più efficace per le persone che si affidano a me.

Scrive ancora Greg Mckeown:

In qualche modo ci siamo illusi di poter avere più di una priorità in ogni momento. 

Avere più "priorità" ci dà la falsa idea di poter vivere in una realtà alternativa e piegarla alla nostra volontà. Pensiamo di poter "fare tutto".

Non possiamo.

Se riportiamo il concetto di priorità alla sua definizione originale, la priorità è ciò che facciamo prima di altro. 

Molto semplicemente.

Non è legata a un valore soggettivo.

È una scelta pratica, operativa, molto concreta. 

L’azione prioritaria è propedeutica a un risultato o ad un’azione successiva alla prima che porterà, in una catena più o meno lunga di azioni, all’obiettivo finale.

Come scrive Rishabh Dassani, filosofo e coach,

La priorità è determinata da ciò che fai, non da ciò che dici che farai.

Personalmente, questo approccio rivolto all’azione mi convince per diversi motivi:

• Innanzitutto mi libera da pensieri che a volte possono essere limitanti del tipo “non riesco a definire bene le mie priorità”
• Poi mi mette nella condizione di assumermi la responsabilità delle mie scelte
• mi porta ad agire e a testare
• ma anche mi sprona verso un potenziale errore (qualora scelga la priorità sbagliata) che non per forza è il male, anzi: mi darà dati e strumenti per aggiustare la rotta.

Il punto però è: tu sai sempre definire quale è la tua priorità?

Puoi provare ad allenare questa abilità esercitandoti ad applicare il principio di Pareto ai tuoi task, clienti o… anche al tuo armadio.

Mi spiego meglio.

Quello di Pareto è un principio che io amo particolarmente allenare.

Mi piace perché oltre all’idea di scelta e di focalizzazione che porta con sé (e non mi stancherò mai di dirlo, l’organizzazione è spesso una questione di scelte) il principio di Pareto contiene una componente numerica e di misurazione.

E quando le emozioni (o l’urgenza) prendono il sopravvento e la lucidità inizia a diminuire, avere dei numeri che suggeriscono la via, personalmente, mi tranquillizza.

Ma di che cosa si tratta nel concreto?

Il principio di Pareto è conosciuto anche come regola dell’80/20.

Vilfredo Pareto era un economista italiano che negli anni Venti ha studiato la distribuzione del reddito tra la popolazione.

Si accorse che poche persone (il 20%) detenevano nelle proprie mani la maggior parte della ricchezza (l’80%).

Questa relazione è stata poi osservata e verificata in numerosi altri ambiti, definendo un principio accettato universalmente: l’80% degli effetti dipende dal 20% delle cause.

Come applicare dunque il principio di Pareto quando ti sembra di aver esaurito le risorse per completare tutto quello che c’è sul tuo piatto e devi per forza prioritizzare i tuoi progetti e i tuoi impegni?

Cerca sempre di identificare quelle poche azioni, progetti o clienti che rappresentano il tuo 20%.

Quelle sulle quali, se investi i tuoi sforzi su di loro, allora potrai vedere il maggior risultato possibile.

Parti quindi da una lista, che può essere di clienti, di progetti o di task da portare a termine in giornata ed evidenzia, magari proprio con un colore, il tuo personale 20%: se è una lista di 10, la scelta deve ricadere su due elementi, per intenderci.

Se affrontare l’esercizio dal punto di vista del lavoro ti risulta troppo impegnativo, prova a partire da un esercizio più semplice. 

Apri un cassetto (della scrivania o dell’armadio) e osserva: quali sono gli oggetti o i vestiti che usi di solito (l’80% delle volte)? Vedrai che sono pochi. Conservali e tienili a portata di mano per trovarli subito appena li cerchi.

E se poi dalla tua ricognizione vedi che c’è qualcosa che invece non usi mai o non userai più, ecco che è un buon momento per fare delle scelte, liberartene e alleggerire il carico. 

Anche questo esercizio di micro decisioni è un allenamento quotidiano della propria organizzazione.

Dopotutto non puoi, non possiamo fare tutto.

E la causa fondamentale di questa verità è che la nostra risorsa più preziosa è limitata.

Di quale si tratta?

Facile. È il tempo.

Ma di tempo parliamo nel prossimo episodio.

A presto!