Come comunicare efficacemente in un mondo digitale

Non troppo tempo fa, in un mondo ancora poco avvezzo ai paradigmi imposti dalla globalizzazione, comunicare in tempo reale dava adito a poche alternative: il telefono era l’unica costosa alternativa ad una conversazione vis-à-vis, la sola opzione disponibile oltre al telegramma per scambiarsi informazioni da un luogo remoto all’altro.

Oggi c’è l’imbarazzo della scelta! Dopo la rivoluzione digitale della comunicazione abbiamo a disposizione una pletora di sistemi dedicati a conversazioni video, audio e testuali, creati per questo scopo o accessori ad altre piattaforme, pensati per dialogare esclusivamente con i nostri amici o con team di lavoro, con prerogative finalizzate al loro scopo e dissimili tra loro. 

Un’offerta così variegata ci pone di fronte a una scelta ogni volta che decidiamo di comunicare un messaggio. Potremmo semplicemente chattare con un amico su Whatsapp; fissare una videochiamata su Skype; lasciare un commento sul post di un social media e perfino decidere a quale gruppo di persone possa essere visibile.

L’onda della trasformazione digitale non si è ancora esaurita, continua ad evolversi, muta costantemente il nostro modo di comunicare sulla rete, rende ogni conversazione più veloce, economica, ma anche meno immediata. 

Il modo più rapido per trasmettere il maggior numero di informazioni nel minor tempo possibile rimane sempre quello di tutti i giorni. É sufficiente mostrarsi di fronte a un’altra persona in una stanza per iniziare assorbire e trasferire piccoli input, ancora prima di proferire parola. 

Sono innumerevoli gli indizi che vengono scambiati tra due persone. Sguardi, abbigliamento, postura, cenni del viso, gesti, espressioni, piccoli dettagli sono in grado di arricchire una conversazione tra individui anche in assenza di una rete, trasmettendo e ricevendo segnali che il cervello umano non può esimersi dal processare.

Esigenze e strumentalità dell’era globale ci chiedono di sacrificare tutte queste piccole sfumature a beneficio di una maggiore copertura, a vantaggio di un azzeramento istantaneo di ogni tipo di attesa e distanza. Oggi abbiamo accesso a più informazioni a un costo irrisorio, ma dobbiamo ricorrere ad espedienti spiccioli e artificiosi per colmare l’empatia perduta in un dialogo tra due persone.

Quando entriamo in una stanza e vediamo un’altra persona, il modo più rapido per comunicare è semplicemente accendere il cervello, aprire la bocca e iniziare a parlare. Questo non è possibile in una società globale frammentata, dove una fitta rete di persone e professionisti con diverse competenze ha la necessità di scambiare informazioni in modo istantaneo.

Sono lontani i tempi in cui si attendevano giorni per ricevere una lettera. Internet ci permette di scambiare qualsiasi informazione in modo economico e immediato: a noi rimane la scelta di individuare lo strumento più consono per comunicare, scegliendo tra email, chat, social media e un’infinità di altre applicazioni. 

Conoscere appieno prerogative e funzioni di ogni strumento digitale ci permette di utilizzarlo correttamente, coglierne il potenziale e non rischiare di usarlo in modo inappropriato. 

Strumenti come Slack sono molto funzionali nell’ottica dell’ottimizzazione dei flussi di lavoro, ma totalmente inappropriati per un “primo contatto digitale” o una formazione a distanza; un’email ci dà la possibilità di gestire informazioni complesse nel tempo opportuno organizzando diversi flussi di informazione, mentre un gruppo social è perfetto per costruire lo spirito di squadra nel corso del tempo. Prima di intraprendere una conversazione sulla rete, valuta attentamente il sistema più consono ai tuoi obiettivi.

Comunicare digitalmente comporta avere un accesso istantaneo a ogni tipo di informazione. Bastano pochi click per arricchire le nostre conversazioni con filmati, contributi audio, riferimenti a documentazioni ufficiali.

Lo stesso divulgatore storico Alessandro Barbero racconta nelle sue interviste quanto il mestiere di storico sia cambiato negli ultimi anni grazie all’evoluzione della comunicazione, rendendo la necessità di spostarsi fisicamente in aereo per consultare antichi archivi storici un fascinoso ricordo del passato.

La portata di ogni conversazione oggi è limitata soltanto dalla nostra capacità di trovare, assorbire, archiviare le giuste risorse in grado di arricchire un contenuto. Per questo motivo, più diventa specifica e dettagliata la natura di una comunicazione, più si avvertirà l’esigenza di rivolgersi a uno strumento professionale, in grado di assistere in modo preciso e avanzato le necessità di chi ne usufruisce. Ricordati di completare ogni messaggio con riferimenti e allegati che permettano una comprensione completa del contenuto.

Uno dei vantaggi dei principali mezzi di comunicazione online è quello di supplire alla mancanza di espressività con diversi espedienti. Tra i più popolari vi sono emoji, reaction, gif animate e stickers, molto comuni su social e chat. A questi si aggiungono abbreviazioni, acronimi e neologismi, che hanno giocato un ruolo importante dai tempi degli SMS sui telefonini di prima generazione. Twitter ha valorizzato queste abbreviazioni prima di ogni altro social, economizzando la lunghezza dei messaggi di 140 caratteri ricorrendo anche all’utilizzo di reference e hashtag per approfondire le conversazioni.

Il lessico della rete diventa quindi mainstream: il linguaggio dei social è accattivante e veloce e finisce con la arricchire il vocabolario con nuovi termini di uso corrente. Studiare e approfondire comportamenti ed espressioni di un mezzo di comunicazione ti permette di comprenderlo appieno e dialogare in modo coerente al suo ambiente.

La crescita della tecnologia ha facilitato lo sviluppo di strumenti di comunicazione in grado di gestire processi di lavoro continuativi e articolati. Oggi è possibile collaborare con team di lavoro molto ampli, non solo a distanza, semplificando la gestione dei flussi di lavoro anche quando un collega è a pochi passi dalla propria scrivania.

Programmi come Asana, Slack, Trello o Basecamp aiutano a tener traccia di ogni conversazione e recuperare facilmente le informazioni in tutte le fasi di un progetto, notificando a committenti o membri del team commenti, modifiche e il raggiungimento di un nuovo traguardo.

Questi programmi non sono un invito a sacrificare la comunicazione verbale, ma a integrarla facilitando la fruizione di informazioni difficilmente gestibili al di fuori di un network strutturato. Ogni tipo di contenuto viene istantaneamente salvato su cloud e può essere consultato o aggiornato in qualsiasi momento, su smartphone, tablet e computer.

L’impiego di questi supporti digitali alla gestione di processi di lavoro complessi è spesso una scelta irrinunciabile. L’invito è sempre quello di valutare di volta in volta quale approccio comunicativo sia più adeguato alle nostre necessità: informativo o verbale.

Sono i commenti a fare la differenza quando comunichiamo contemporaneamente con più persone, soprattutto quando ci troviamo a lavorare su documenti condivisi di cui potremmo non essere gli unici editori. Anche lasciare indicazioni è un arte. Ricordarsi di inserire nelle note dettagli utili ad identificare facilmente l’autore, la data e le motivazioni della revisione può aumentare l’efficacia dell'intero processo di lavoro. 

Una descrizione sintetica e precisa a corredo di una modifica aiuta a contestualizzare le motivazioni di un intervento, evidenziando e chiarendo il motivo della modifica. Un’altra potenzialità di programmi e documenti elettronici è la possibilità di indicare facilmente una fonte con un semplice link, dando la possibilità di mostrare ai colleghi riferimenti immediati a certificati, progetti e filmati.

La presenza nella stanza di un amico o di un collega ti aiuta a captare istantaneamente segnali che difficilmente coglieresti da lontano. Prestare ascolto o osservare le persone, anche solo distrattamente, ti permette di cogliere una richiesta inespressa o un campanello d’allarme,spingendoti a intervenire o iniziare una conversazione imprevista. In circostanze normali, la soluzione più facile è alzarsi dalla scrivania per accertarsi di persona su come sia possibile risolvere un problema. Di fatto, un team che lavora a distanza ha bisogno di metodi più creativi per colmare questa lacuna relazionale.

Email, call, videochiamate, chat, ogni tipo di software di collaboration e smart working ci permette di scambiare informazioni a distanza, ma non di cogliere importanti sfumature in grado di arricchire un discorso. La piena consapevolezza di lacune e potenzialità di questi strumenti è fondamentale per riuscire a comunicare in modo empatico ed efficiente.

Comprendere emozioni e richieste che si nascondono dietro a ogni conversazione è fondamentale per comprendere le reali necessità dei nostri interlocutori, soprattutto quando ci separa uno schermo. Ne parla lo psicologo americano Marshall B. Rosenberg nel suo saggio “Le Parole Sono Finestre [Oppure Muri]".

Scegliere le parole attentamente riduce il rischio di fraintendimenti

Il testo letto in chat o in un’email è scevro da inflessioni vocali, non è supportato da gesti o espressioni del volto, lascia che il tono della conversazione sia appannaggio dell’immaginazione dell’utente. E’ difficile interpretare le emozioni che si nascondono dietro un messaggio, per questo è sempre auspicabile prestare una grande attenzione ad ogni particolare, armandosi di obiettività e buona fede per non rischiare di fraintendere alcunché. Attenersi ad esaudire le richieste formulate - organizzando la risposta in punti chiave sintetici ed esaustivi - accorcerà lo scambio di informazioni tra gli interlocutori, diminuendo il rischio di equivoci o la dispersione di parti importanti di conversazione.

Non lasciare nulla tra le righe: chiarisci sempre ogni dubbio

Non esistono solo chat ed email. Se pensi di avere interpretato negativamente il tono di un messaggio, chiama subito al telefono la persona che ti ha scritto, in alternativa programma una call o una video chiamata. Come già ricordato, è difficile chiarire l’accento di una conversazione attraverso la scrittura, mentre è molto semplice rischiare di equivocare o fraintendere la natura di un messaggio. Non cercare di indovinare le emozioni che si nascondono dietro alle parole, non pensare al peggio, non tentare di supporre le reali intenzioni di un messaggio senza indagare. Ogni volta che ti trovi davanti a un dubbio, la cosa migliore da fare è sempre approfondire.

Entra in sintonia con il tuo interlocutore: ascoltare significa apprendere

Anche a distanza, fermarsi ad ascoltare con attenzione è fondamentale per trarre il massimo profitto da una conversazione. Dialogare da remoto non solo richiede un maggiore sforzo nell’esprimere efficacemente contenuti e intenzioni, ma un impegno costante nel prestare attenzione a quanto viene comunicato. Per comprendere appieno ogni sfumatura di un discorso è importante mantenere sempre alta la concentrazione, in qualsiasi circostanza, dalla revisione delle note di un collega alla partecipazione a un meeting su Skype o Zoom. Non interrompere le persone che hanno preso parola è importante quanto non farsi disturbare a propria volta. Prima di ogni riunione accertati di aver disattivato le notifiche del telefonino o qualsiasi altro tipo di dispositivo elettronico.

Marshall B. Rosenberg

Le Parole Sono Finestre [Oppure Muri]

Migliorare il nostro modo di comunicare attraverso l'empatia

17 min

Cambiare non è mai un’impresa facile, soprattutto quando ci viene chiesto di rivedere completamente modalità di lavoro a cui eravamo abituati per anni. Comunicare a distanza non fa eccezione e provare resistenza ad approcciare nuovi sistemi digitali è del tutto normale.

Comunicare di persona è un’esperienza insostituibile, in grado di arricchirci da un punto di vista umano e cognitivo, ma rinunciare ai vantaggi offerti dalla tecnologia in termini di immediatezza e organizzazione può precludere molte opportunità. Qualcuno può essere dell’idea che “ai bei vecchi tempi si viveva meglio”, ma la necessità di rispondere a nuove sfide ci ha riservato anche irrinunciabili vantaggi.

La trasformazione della comunicazione in ambito digitale è stata in grado di arricchire il modo in cui ci interfacciamo con amici e colleghi dal punto di vista tecnologico, antropologico e linguistico. Un cambio di prospettiva aperto a questi cambiamenti è fondamentale per non essere esclusi da importanti flussi di interazioni, che animano il  mondo degli affari e della ricerca, così come quello di innumerevoli dinamiche sociali.

Non rimanere ancorato al passato. Interrogati costantemente su come sfruttare le potenzialità degli strumenti emergenti della comunicazione digitale. Mantieniti aggiornato sull’evoluzione e gli sviluppi dei nuovi media digitali, cogli per primo le possibilità offerte dalla nuova era dell’informazione a distanza, sfrutta soluzioni inedite e avanzate per dar vita a sinergie rapide ed efficaci. Impegnati a comprendere il cambiamento che ti circonda: diventa parte attiva di questa grande evoluzione digitale.

Cavalcare in modo intelligente l’onda dell’innovazione ci permette di cogliere nuove opportunità. Il fondatore di The Myndset Company Minter Dial ci spiega come sfruttare le novità del mondo digitale per avere successo nel saggio Futureproof.

Minter Dial , Caleb Storkey

Futureproof

Sfruttare le novità del mondo digitale per avere successo

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